Softwaredokumentation und UX-Writing – das klingt auf den ersten Blick nach zwei getrennten Welten. Aber in Wirklichkeit gehen sie Hand in Hand. Softwaredokumentation erklärt den Benutzer:innen, wie sie ein Produkt oder eine Anwendung richtig nutzen können, während UX-Writing sie dabei direkt im Produkt selbst unterstützt. Beide Disziplinen haben das gleiche Ziel: dem Nutzenden eine möglichst einfache, reibungslose und positive Erfahrung zu ermöglichen. In diesem Artikel erfährst du, warum UX-Writing ein unverzichtbarer Bestandteil der Softwaredokumentation ist und wie beide Bereiche gemeinsam das Nutzungserlebnis verbessern.

Was ist Softwaredokumentation?

Softwaredokumentation beschreibt alles, was man wissen muss, um eine Software zu verstehen und zu benutzen. Sie umfasst Anleitungen, technische Referenzen, FAQs, Release Notes und viele weitere Arten von Texten, die Nutzer:innen dabei helfen, sich in einer Anwendung zurechtzufinden. Ziel ist es, komplexe Funktionen verständlich zu machen und bei Problemen schnelle Lösungen anzubieten.

Aber wie kann UX-Writing hier unterstützen? Es ist die Kommunikationsbasis.

UX-Writing: Das Sprachrohr im Produkt

UX-Writing bezieht sich auf die Texte, die direkt im Produkt angezeigt werden – von Button-Beschriftungen über Fehlermeldungen bis hin zu Onboarding-Tutorials. Ein gutes UX-Writing hilft, eine Anwendung intuitiv nutzbar zu machen, ohne dass ein langes Handbuch notwendig ist.

Doch gerade in komplexen Softwareumgebungen verschwimmen die Grenzen zwischen UX-Writing und klassischer Dokumentation. Es geht nicht nur um „kurze, knackige“ Texte, sondern oft auch um ausführlichere Hilfestellungen, die direkt in das Produkt integriert sind.

Warum UX-Writing in der Softwaredokumentation wichtig ist

1. Direkter Zugang zu Informationen
   UX-Writing macht Softwaredokumentation zugänglicher, indem es nützliche Informationen genau dort platziert, wo die Nutzer:innen sie brauchen. Anstatt langwierig in einem externen Handbuch zu suchen, bekommen sie klare Anweisungen und Hilfestellungen direkt in der Softwareoberfläche.

2. Konsistenz und Klarheit
   Durch eine enge Zusammenarbeit zwischen UX-Writing und der Dokumentation wird sichergestellt, dass die Sprache und der Ton durchgängig sind. Das bedeutet, dass Benutzer:innen sowohl in der Oberfläche der Software als auch in der Dokumentation auf eine einheitliche Sprache treffen, was zu einem besseren Verständnis und einer höheren Benutzerfreundlichkeit führt.

3. Fehlervermeidung und -behebung
   Ein Großteil der Softwaredokumentation befasst sich mit der Behebung von Fehlern und Problemen. Hier kommt UX-Writing ins Spiel: Gut formulierte Fehlermeldungen und Hilfetexte können den Benutzer:innen genau erklären, was falsch gelaufen ist und wie sie das Problem beheben können, ohne dass sie tief in eine Anleitung eintauchen müssen.

4. Onboarding und Erklärungen in Echtzeit
   UX-Writing unterstützt das Onboarding neuer Nutzer:innen. Während traditionelle Dokumentation oft nachschlagen muss, können Nutzer durch klare In-App-Anleitungen und Microcopy direkt an die Hand genommen werden. Das erleichtert den Einstieg und reduziert die Lernkurve.

5. Interaktive Dokumentation
   Moderne Softwaredokumentation ist nicht mehr nur eine statische Textsammlung. Immer häufiger werden interaktive Elemente eingebaut, wie Videos, Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder geführte Tutorials. UX-Writing spielt dabei eine Schlüsselrolle, um sicherzustellen, dass diese Elemente verständlich und benutzerfreundlich sind. Hier verschmelzen Dokumentation und UX-Writing endgültig zu einer nahtlosen Einheit.

Best Practices: So arbeiten UX-Writing und Dokumentation zusammen

Wenn UX-Writing und Softwaredokumentation ineinandergreifen, entsteht eine starke Symbiose. Hier einige Best Practices, wie diese Zusammenarbeit gelingen kann:

• Einheitliche Sprache und Ton
  Sowohl in der Dokumentation als auch in den UX-Texten sollte ein einheitlicher Ton verwendet werden. Das bedeutet, dass dieselben Begriffe, Formulierungen und Stile verwendet werden, um Verwirrung zu vermeiden. Egal, ob es sich um eine Fehlermeldung im Produkt oder einen Eintrag im Handbuch handelt – die Nutzer:innen sollten das Gefühl haben, dass beide Quellen aus einer Hand kommen.

• Frühzeitige Einbindung des UX-Writings
  UX-Writer:innen sollten schon in den frühen Phasen der Produktentwicklung einbezogen werden. So können sie zusammen mit den Technischen Redakteur:innen sicherstellen, dass die Benutzerführung optimal gestaltet ist und die Dokumentation nahtlos integriert werden kann.

• Iterative Verbesserung
  Sowohl UX-Writing als auch Softwaredokumentation sollten regelmäßig überprüft und angepasst werden. Feedback von Nutzenden ist hierbei essenziell.

• Kollaborative Tools
  Teams, die an UX-Writing und Dokumentation arbeiten, sollten auf Tools setzen, die die Zusammenarbeit erleichtern. Gemeinsame Styleguides, Kollaborationsplattformen oder zentralisierte Redaktionssysteme können dazu beitragen, dass alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand sind und die Qualität der Inhalte gesichert ist.

Fazit: UX-Writing und Dokumentation – eine perfekte Kombination

UX-Writing und Softwaredokumentation sind zwei Seiten derselben Medaille. Beide Bereiche zielen darauf ab, die Interaktion der Nutzer:innen mit der Software so reibungslos wie möglich zu gestalten. Während die Dokumentation oft im Detail erklärt, wie etwas funktioniert, gibt das UX-Writing den entscheidenden Schubser in die richtige Richtung, genau im Moment des Bedarfs.

Wenn diese beiden Disziplinen eng zusammenarbeiten, entsteht ein nutzerfreundliches Gesamtbild, das Komplexität reduziert und Vertrauen schafft. Eine klare und konsistente Sprache ist der Schlüssel zu einem besseren Verständnis und einer angenehmen Nutzungserfahrung – und genau das sollten wir als UX-Writer:innen und Dokumentationsexpert:innen immer im Blick haben.