Deine Dokumentation ist viel Arbeit?

Einfach einfache Technische Dokumentation!

Viele unserer Kund:innen machten sich das Redaktionsleben unnötig schwer. Sie investierten viel Zeit in manuelle Dokumentenerstellung mit Desktop-Publishing-Tools wie Word von Microsoft. Änderungen am Produkt ziehen mühselige manuelle Änderungsprozesse mit sich, mehrere Autor:innen arbeiten parallel an verschiedenen Dokumentversionen – das schafft Dokufrust!

Dabei kann das richtige Redaktionssystem dich in den Flow bringen. Dann macht Dokumentation Spaß!

Software, die dir Arbeit abnimmt

Content-Management-Systeme

Egal ob du es unter Content-Management-System, Component-Content-Management-System, CMS, CCMS, Redaktionssystem, Dokumentationssoftware kennst – ein XML-basiertes Tool für deine Technische Redaktion nimmt dir einen Haufen Arbeit ab.

Die häufigste Ausgangssituation bei unseren Kund:innen ist folgende:

Bei wachsenden Unternehmen im Bereich Maschinenbau, Anlagenbau, Elektrotechnik und sonstige Elektronik, wird die Technische Dokumentation immer mehr zum Problemkind. Meist mit Desktop-Publishing-Systemen erstellt, ist die Erstellung von Anleitungen, Schulungsmaterial und Co. mit viel manueller Arbeit verbunden. Jede Änderung am Produkt zieht einen nicht enden wollenden Rattenschwanz mit sich.

Die Formatierungsprobleme häufen sich und die Wiederverwendbarkeit von Inhalten ist nahezu unmöglich.

Dann gibt es noch mehrere Autor:innen? Die Zusammenarbeit zwischen mehreren Autor:innen ist mühsam und ineffizient.

Skalierung? Ein Ding der Unmöglichkeit. Und die Lokalisierung für verschiedene Märkte ist eine echte Herausforderung.

Es ist Zeit für Veränderung:

Ein kleiner Schritt in der Software – ein großer Schritt für dein Unternehmen!

Deine starren Informationspakete müssen zu flexiblen Daten werden. Hast du schonmal von XML-basierten Redaktionssystemen gehört? Wow – diese bringen dich auf das nächste Level!

Mit der Dokumentation möchtest du wahrscheinlich nicht die Menschheit retten, aber zumindest möchtest du bestimmt deine Nutzer:innen zufrieden machen und dabei auf’s Geld achten – wir sind eben alle Wirtschaftsbetriebe! Das sind die Vorteile für die Investition in ein XML-basiertes Content-Management-System:

Kostenfaktor Zeit

Dank der Wiederverwendbarkeit von Inhalten und der Automatisierung routinemäßiger Aufgaben wird Arbeit mit einem CMS effizienter. Was früher Tage dauerte, kann nun in Stunden erledigt werden. Diese Zeiteinsparungen führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.

Kosten- und Imagefaktor Qualität

Durch die Redaktionssoftware werden Fehler und Inkonsistenzen in der Dokumentation erheblich reduziert. Dies führt zu weniger Nacharbeiten und Reklamationen, und entlastet so auch dein Service-Team.

Wachstumsfaktor Skalierbarkeit & Beschleunigung

Mit dem neuen System kannst du die Dokumentation leicht skalieren, um mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Plus: Dank dem Informationspool können Informationen schnell zusammengebaut werden. So kannst du dein Produkt mit Anleitung schneller auf den Markt bringen.

Wir bringen deine Dokumentationsprozesse in den Flow!

Du hast erkannt, wie viel Mehrwert ein CMS dir bringen kann? Dann möchtest du bestimmt wissen, wie so ein Projekt bei uns abläuft.

Wir setzen uns mit dir und deinem Team zusammen, um eure spezifischen Anforderungen zu identifizieren. Wir analysieren die bestehenden Prozesse und identifizieren die Schwachstellen. Gemeinsam definieren wir die Ziele der neuen Technischen Dokumentation und der Prozesse drumherum.

Mit den gesammelten Informationen erstellen wir einen maßgeschneiderten Projektplan, wählen das geeignete XML-basierte Redaktionstool aus und halten die neuen Dokumentationsprozesse fest.

Das XML-basierte Redaktionssystem wird installiert und konfiguriert, einschließlich der Integration mit anderen Systemen und der Definition von Benutzer:innenrollen und -berechtigungen. Das Tool wird perfekt auf dich und deine Bedürfnisse angepasst!

Die bisherige Dokumentation wird vom Desktop-Publishing-Format in das XML-Format umgewandelt. Hierbei werden die Inhalte modularisiert und für die Wiederverwendung optimiert.

Hast du noch keine Dokumentation? Dann erstellen wir in Abstimmung mit dir den Content und pflegen ihn direkt in dein Tool ein.

Um dich und dein Team richtig fit zu machen, führen wir Schulungen durch. So kannst du sicherstellen, dass ihr alle das neue System effektiv nutzen könnt.

Fast geschafft! Nach der Umstellung unterstützen wir euch bei der Inbetriebnahme des neuen Systems und helfen bei der Behebung von anfänglichen Problemen.

Wir bleiben an deiner Seite, solange du uns brauchst! Auch nach der Implementierung bleiben wir dein zuverlässiger Partner, bieten technische Unterstützung und führen regelmäßige Check-Up-Termine und Updates durch.

Neue Software, bessere Doku

Das Ergebnis

Und das Ergebnis? Bei unseren Kund:innen immer ein voller Erfolg.

Die Umstellung des Tools ermöglicht euch effizienter und effektiver zu arbeiten. Ihr könnt Inhalte wiederverwenden, gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und diese leicht für verschiedene Märkte lokalisieren.

Und das Beste daran: Durch die erhöhte Effizienz und Produktivität kann dein Unternehmen signifikante Kosteneinsparungen realisieren.

 

Die digitale Welt setzt auf individualisierte und nutzungszentrierte Produkte

Damit steigen die Anforderungen an das Informationsmanagement. Informationsprodukte und ihr Content müssen ebenso wie die dazugehörigen Produkte, intelligent werden. Content-Management schafft genau das; Texte und Grafiken smart modularisieren und verwalten. Dabei werden Texte nicht „von der Stange“ produziert, sondern dokumentenspezifisch, modular zusammengesetzt.

Das sind dabei die drei wichtigsten Schlagwörter:

Eine gute User-Assistance ist genauso individuell auf den Endanwender abgestimmt wie das Produkt selbst. Dabei sollten zu viel Informationen wie nötig und gleichzeitig so wenig Informationen wie möglich der Zielgruppe zur Verfügung gestellt werden. Dies erfordert eine modulare und standardisierte Erfassung der Informationen.

Leistungen im Überblick:

  • Entwicklung von Konzepten für die Modularisierung
  • Erstellen von Taxonomien und Ontologien
  • Standardisieren von Inhalten
  • Verzahnung der Redaktionsabteilung mit der Entwicklung

Der erstellte Content muss in entsprechender Form ausgegeben werden. Es gilt, eine verzahnte Kommunikation über den gesamten Lebenszyklus von Informationen zu gewährleisten. Wir unterstützen dich bei der qualitativ hochwertigen Informationsverwaltung von der Konzeption bis zur Systemintegration.

Gemeinsam erarbeiten wir Bereitstellungsmöglichkeiten und Publikationskonzepte.

Wie wir dir helfen können:

  • Prozessanalyse und Workflows
  • Konzeption und Einführung von Content Delivery Systemen
  • Systemkonfiguration und Pflege
  • Publikationskonzepte

In der Technischen Dokumentation kann ein Component-Content-Management System deine Dokumentationsprozesse schlanker und effizienter machen. Besonders eignet sich ein CCMS bei Sonderlösungen. Dokumente können auftragsspezifisch in Varianten ausgegeben werden.

Wir unterstützen dich mit:

  • Beratung zur IT-Landschaft
  • Integration und Change-Management
  • Erstellen von Modulen
Auch wir haben den richtigen Partner

Wir sind Partner der QUANOS-CONTENT-SOLUTIONS

Quanos Content Solutions ist Software-Spezialist:in für die Erstellung und Verteilung smarter Informationen. Am Unternehmenssitz und Entwicklungsstandort in Nürnberg beschäftigt das 1995 unter dem Namen SCHEMA gegründete Unternehmen über 140 Mitarbeiter:innen.

Das XML-Redaktionssystem SCHEMA ST4 und der SCHEMA CDS zählen zu den meistgenutzten Systemen für das modularisierte Arbeiten in der Technischen Redaktion und Dokumentation und kommen heute bei mehr als 600 Kund:innen zum Einsatz. Das verbreitete XML-Redaktionssystem SCHEMA ST4 gehört zur Standard-Ausstattung jeder modernen Technischen Redaktion und mit SCHEMA CDS werden smarte Informationen smart erreichbar. Mit diesen Tools realisieren Redakteur:innen smarte Informationen ohne Probleme und veröffentlichen diese in allen erdenklichen Formaten und Layouts.

Unsere Leistungen:

  • Beratung und Konzeption
  • Variantenmanagement und Modularisierung
  • Layouterstellung mit OMD | PLD | XSL-T/FO
  • Workflowmanagement und Automatisierung
  • Support und Service

STYRZ Bronzepartner der Quanos-Content-Solutions und Schema ST4 Experte

Du hast jetzt richtig Bock auf effiziente, einfache Dokumentation? Dann können wir in einem gemeinsamen Projekt durchstarten. Mit diesen vier Schritten kannst du dich bereits auf eine CCMS-Einführung vorbereiten.

Jetzt gilt es nur noch zu sagen: Los geht’s!

Kontaktiere uns für ein unverbindliches Erstgespräch, wo wir deine Problemstellen besprechen und dir Wege zu einer wirklich einfachen Dokumentationslandschaft zeigen. Bis gleich!