Dokumentation geht auch smart!
Zeit für Technologie, die dir deinen Redaktionsalltag erleichtert
Überall hört man Digitalisierung. Bestimmt ist dir der Begriff auch schon mehrfach begegnet. Digitalisierung bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung analoger Informationen, Prozesse oder Systeme in digitale Formate. Es beinhaltet die Verwendung von digitalen Technologien, um Informationen zu erfassen, zu speichern, zu verarbeiten und zu übertragen.
Kurz gesagt: Digitalisierung holt Prozesse und Methoden ins Hier und Jetzt!
Wissensbasis
Was bedeutet Digitale Transformation?
Die Digitale Transformation im Zusammenhang mit der Technischen Redaktion bezieht sich auf den Einsatz digitaler Technologien und Prozesse, um die Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung von Technischen Dokumentationen zu verbessern. Es geht also nicht nur um Digitalisierung, sondern um wirklich smartes, vernetztes Arbeiten.
Wichtig ist: Digitale Transformation ist nichts von der Stange. Wir setzen uns mit dir zusammen und sprechen detailliert darüber, wo du jetzt gerade stehst und wo du hin willst.
Hier findest du einige Themen, die Teil deiner digitalen Transformation sein können. Im Allgemeinen umfasst die digitale Transformation die folgenden Aspekte:
Analoge Informationen wie Texte, Bilder, Audio oder Videos werden mithilfe von Scannern, Kameras oder anderen digitalen Erfassungsgeräten in digitale Formate umgewandelt.
Klingt altbacken? Tatsächlich liegen wirklich noch viele analogen Dokumente, Bilder und Co. in Unternehmen rum. Beispielsweise werden Informationen von Zulieferern gerne mal als gedruckter Papierstapel mitgegeben. Das ist jetzt Schluss!
Digitale Informationen werden in elektronischen Speichermedien, wie Festplatten oder Cloud-Systemen, gespeichert. Doch gerade letztere können leicht manipuliert oder durchsucht werden. Zu diesem Aufgabengebiet gehört somit auch das Thema IT-Sicherheit.
Digitale Informationen können über elektronische Netzwerke meist das Internet übertragen und schnell an andere Personen oder Systeme weitergegeben werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und den Austausch von Informationen über große Entfernungen hinweg.
Mit einer vernetzten Informationsstruktur kannst du beispielsweise Produktdaten direkt in deine Technische Dokumentation ziehen – einfach simpel!
Digitale Technologien ermöglichen die Automatisierung von Prozessen und die Integration von Systemen. Durch den Einsatz von Algorithmen, künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen können Aufgaben automatisiert und Abläufe optimiert werden.
Die Technische Dokumentation kann somit (fast) nebenbei laufen. Das spart Ressourcen, was gerade in Zeiten vom vorherrschenden Fachkräftemangel super ist.
Digitale Transformation ist erstmal eine große Umstrukturierung. Doch diese Arbeit zahlt sich noch schneller aus, als du denkst!
Die Digitale Transformation ist also nicht nur die Umwandlung von analogen Informationen in digitale Formate. Sonders es bedeutet viel mehr die Veränderung von Geschäftsmodellen, Arbeitsabläufen und kulturellen Normen, um die Möglichkeiten der digitalen Technologien voll auszuschöpfen.
Im Zuge der Digitalen Transformation können verschiedene Aspekte der Technischen Redaktion transformiert werden:
Digitale Tools
Traditionell wurden technische Dokumente in gedruckter Form erstellt, das klassische Handbuch eben. Heute werden jedoch vermehrt digitale Tools wie Content-Management-Systeme (CMS), Content-Delivery-Portalen und Übersetzungsmanagement-Tools eingesetzt. Dokumentation wird so einfacher und billiger!
Strukturierte Inhalte
Mit der Digitalisierung wird mehr auf strukturierte Inhalte in modularen Einheiten gesetzt. Dadurch können Inhalte wiederverwendet, aktualisiert und in verschiedenen Ausgabeformaten bereitgestellt werden. Auch das macht Dokumentation wieder einfacher zusammensetzbar und damit schneller = billiger!
Online-Zugänglichkeit
Technische Dokumentationen werden verstärkt online zugänglich gemacht, um den Nutzer:innen eine schnelle und einfache Informationsbeschaffung zu ermöglichen. Dies können Online-Hilfen, Wikis oder Knowledge-Base-Systeme sein. So bekommt jede:r was er oder sie braucht und das top aktuell!
Die digitale Welt besteht und weitet sich aus. Heißt, deine Zielgruppe – und auch deine Mitarbeiter:innen – erleben genau diese digitale Welt jeden Tag. Dein Informationsprodukt muss sich in dieses Weltbild einfügen.
Durch den Einsatz digitaler Technologien und Prozesse kann dein Unternehmen deine Produkte mit der dazugehörigen Doku besser auf den Markt bringen und den Anforderungen einer digitalen Welt gerecht werden.
Mehr findest du übrigens in unserem Lösungspaket hier.
