In der Technischen Redaktion sind Worte das A und O. Beim Erstellen von Technischer Dokumentation ist neben Klarheit und Minimalismus auch Terminologie ein essenzieller Baustein.

Doch was bedeutet Terminologie-Management in der Softwarebranche für Technische Redakteur:innen? Schauen wir mal, was wir tun sollten, damit die Anwender:innen uns verstehen.

Was ist Terminologie?

Technischen Redakteur:innen sollte Terminologie ein Begriff sein. Aber vor allem für Quereinsteiger:innen und Vorgesetzte ist der Begriff Terminologie häufig ein kleines, gemeines Wort, das in aller Munde ist. Teils verbreitet dieses kleine Wort dabei Angst und Schrecken, da es so teuer, aufwendig und doch irgendwie nutzlos scheint. Doch Terminologie ist essenziell. Sie verbessert die interne und externe Kommunikation, steigert die Kundenzufriedenheit und User Experience und prägt die „Tone of voice“, also die Stimme des Unternehmens. Um nicht der Worte verlegen zu sein, muss man ein gemeinsames Vokabular finden. Das mag zwar zunächst etwas kosten, doch man spart sich im Endeffekt viel Unangenehmes und gewinnt so Einiges, nicht nur Wissen und Erkenntnis.

Was genau ist Terminologie-Management?

Terminologie-Management meint die Verwaltung der Terminologie. Idealerweise findet die Verwaltung durch eine oder mehrere Personen mit Fachwissen in Terminologie oder sogar durch ein Terminologie-Team statt. Dabei geht es erstmal darum, die Terminologie zu erarbeiten. Dazu wird der Bestand gesichtet, Termini herausgefiltert und klassifiziert und so schließlich die Terminologie festgelegt und geregelt. Es entsteht eine Terminologie-„Datenbank“ in der die Terminologie festgehalten ist. In einer solchen Datenbank sind die Termini aufgeteilt in Begriffe, die zu bevorzugen sind und verwendet werden sollen und in Begriffe, die Synonyme sind und nicht genutzt werden sollen. Eine solche Datenbank zu erstellen, braucht Zeit und erfordert kollaborative Kommunikation zwischen mehreren Abteilungen. Doch dieser Aufwand rechnet sich schnell, denn es lassen sich Kosten sparen, zum Beispiel bei der Übersetzung und Zeit spart man auch, da beispielsweise umständliche und langwierige Kommunikation ganz einfach und schnell wird und es auf den Punkt bringt.

Bedeutet Terminologie-Management im Bereich der Softwaredokumentation für komplexe Software-Produkte etwas anderes?

)m Softwarebereich bei komplexen Software-Produkten ist Terminologie und Konsistenz wichtig, aber auch „trickier“. Schon das Umfeld gibt hier den ein oder anderen Terminus vor. Es wimmelt von Buttons, Schaltflächen, Reglern, Reitern und Burger-Menüs. Du verstehst nur Bahnhof? Deinen Nutzer:innen geht es unter Umständen genauso. Vor allem in der Software-Dokumentation müssen Technische Redakteur:innen Termini klar, unmissverständlich und konsistent verwenden. Damit kannst du Mehrdeutigkeiten, Missverständnisse und letztendlich Fehler reduzieren, wenn nicht sogar eliminieren.

Neben einem Redaktionsleitfaden, als roten Faden sollte es auch eine Terminologie-Datenbank geben. Sozusagen eine Wissensbasis, in der die Bezeichnungen für die verschiedenen Elemente festhalten sind und auf die Entwickler:innen und Redakteur:innen gleichermaßen Zugriff haben. Das schafft Klarheit intern, wie extern. Denn oft arbeitet man in der Software-Entwicklung in heterogenen und multidisziplinären Teams, wobei die verschiedenen Teile des Teams oft unterschiedliche Fachbegriffe verwenden, was die Kommunikation schnell verkomplizieren kann.

Neben den Benennungen ist es hier dabei ebenso wichtig zu definieren, wie die Interaktionen bezeichnet werden, die User:innen ausführen sollen. Denn unter anklicken, auswählen oder anhaken verstehen nicht alle zwangsläufig das Gleiche. Auch hier muss Terminologie-Management funktionieren und lenken.

Eine weitere Herausforderung, auf die Du in der Softwarebranche häufig triffst, ist die Schnelllebigkeit und die damit einhergehende Agilität. Oft kommt es während der Entwicklung bereits zu Änderungen an Funktionalitäten und Oberflächenbezeichnungen. Hier muss das Terminologie-Team schnell agieren und auch die Terminologie anpassen. Zudem kommen durch rasante Entwicklungen in der Branche neue Begriffe hinzu und bis dato gängige Begriffe sind plötzlich veraltet. Der Softwarebereich ist extrem dynamisch und agil und das Terminologie-Management muss hier Schritt halten. Es braucht neben Disziplin und Durchhaltevermögen auch geeignete Werkzeuge und Prozesse, um von dieser Schnelllebigkeit der agilen Entwicklungsumgebung von Software nicht abgehängt zu werden.

Was genau hat UX-Research mit Terminologie zu tun und was soll „Tone of voice“ sein?

Gesehen: Terminologie und Terminologie-Management sind enorm wichtig. Bringen wir nun noch die schöne UX-Research dazu. UX-Research ist kurz gesagt die Nutzer:innenforschung. Hier geht es im Kern darum, Menschen, die mit deinem Produkt interagieren, zu analysieren und näher kennenzulernen. Doch was genau hat UX-Research nun mit Terminologie und „Tone of voice“ zu tun? Ganz einfach, du musst in deinem Unternehmen erstmal deine Terminologie aufbauen und deine „Tone of voice“ finden. Die „Tone of voice“ ist die Stimme deines Unternehmens, oder anders gesagt es ist die Art und Weise, wie Du als Unternehmen kommunizieren willst und das betrifft und umfasst alle Aspekte der Sprache. Dabei nicht außer Acht zu lassen sind deine Kund:innen. Geht nämlich deine Terminologie an ihnen vorbei, also entspricht sie überhaupt nicht ihrer gewohnten Sprechweise oder ihren üblichen Sprachmustern, so wird dein Produkt an ihnen vorbei gehen. Die Sprache wird als gestelzt, unnötig kompliziert oder unpassend wahrgenommen. Das überträgt sich dann auf dein Produkt und dein Unternehmen und schon hast du verloren. UX-Research kann hier helfen, so kann ein Usability-Test Auskunft geben, ob deine Nutzer:innen die Bezeichnung Button oder Schaltfläche vorziehen. Dadurch lernst Du deine User:innen kennen, erfährst, wie sie ticken und noch viel wichtiger, wie sie reden. Nimmst du diese Erkenntnisse in deine Terminologie mit auf, funktioniert die Kommunikation auf Augenhöhe. Zudem bekommst du die Chance deine „Tone of voice“, deine Unternehmensstimme, für deine Kund:innen ansprechend zu gestalten.

Terminologie-Management – für mehr Verständnis in der Software-Dokumentation?

Als Technische:r Redakteur:in will man Menschen stets effektiv anleiten und Wissen verständlich darstellen. Doch was in der Theorie so simpel scheint, ist in der Praxis doch recht kniffelig. Wie bereits erwähnt, brauchen wir ein einheitliches Vokabular als Basis, auf dem wir die Dokumentation und Kommunikation aufbauen. Dank des Terminologie-Managements filtern wir Termini, legen wir Terminologie fest und dank der UX-Research passen wir unsere Wörter und Wortwahl auf die User:innen an. Dadurch entsteht eine unique „Tone of voice“, die die User:innen anspricht, abholt und mitnimmt. Somit gelingt, vor allem auch im Spannungsfeld der Software-Dokumentation, mehr Verständnis, weniger Missverständnisse und eine Steigerung der User-Experience.

Gute Gründe Terminologie-Management gepaart mit UX-Research zu nützen:

1. Menschzentrierte Produkte und Dienstleistungen

2. Kommunikation auf Augenhöhe

3. Unique „Tone of voice“ (einzigartige Unternehmensstimme)

4. Klare Anleitungen und verständliche Wissensvermittlung

5. Reduzierung von Missverständnissen

6. Steigerung von Aha-Momenten

7. Inklusive und Interkulturelle Kommunikation

Fazit

Du siehst, wie mächtig die Kraft der Wörter sein kann. Darum nimm dir Zeit und betreibe den Aufwand, eine Terminologie-Datenbank aufzubauen. Setze auf dein Terminologie-Team, um deine unique „Tone of voice“ zu finden. Mit Wörtern zu Wörtern für menschzentrierte Produkte und Dienstleistungen. Für mehr Verständnis und Aha-Momente bei klarer Kommunikation auf Augenhöhe, die alle abholt, mitnimmt und berührt. Setze auf Terminologie, Terminologie-Management und UX-Research, damit dich deine Anwender:innen auch verstehen! Und nun genug der vielen Worte. Let’s talk!

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