Standardisierung auf allen Ebenen der Technischen Redaktion: Das bedeutet Standardisierungsmaßnahmen von Wort- und Textebene bis zur Layoutgestaltung.

Die Technische Redaktion spielt eine entscheidende Rolle in der Kommunikation zwischen dem Unternehmen mit dessen Produkt und den Kund:innen, die mit dem Produkt interagieren wollen. Also Kernkompetenz Kommunikation! Um eine klare, präzise und konsistente Kommunikation sicherzustellen, sind Standardisierungsmaßnahmen unerlässlich. In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Aspekte der Standardisierung in der Technischen Redaktion beleuchten, angefangen bei der Wort- und Textebene bis hin zur Layoutgestaltung. Auch Standardisierungsbestrebungen rund um die Redaktionsprozesse beleuchten wir. Los geht’s!

Standardisierung auf Wortebene

Die Standardisierung auf Wortebene ist der grundlegende Schritt zur Sicherung einer konsistenten Kommunikation. Es ist die kleinste Ebene, die Basis, auf der dann alle anderen Standardisierungsmaßnahmen ruhen können. Hierbei geht es um die Festlegung von Terminologie, also Begriffen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Die Standardisierung von technischer Terminologie ist von entscheidender Bedeutung für jedes Unternehmen:

1. Klarheit und Präzision: Die Verwendung einheitlicher Terminologie sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter:innen und Stakeholder:innen eines Unternehmens dieselben Begriffe auf dieselbe Weise verstehen. Dies eliminiert Missverständnisse und fördert die klare Kommunikation.
2. Effiziente Kommunikation: Standardisierte Begriffe erleichtern die Kommunikation nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch mit Kund:innen, Lieferant:innen und Partner:innen. Dies beschleunigt den Informationsaustausch und erhöht die Effizienz der Arbeitsabläufe.
3. Qualitätssicherung: In technischen Bereichen ist die Qualität von Produkten und Dienstleistungen von entscheidender Bedeutung. Wenn technische Begriffe eindeutig definiert sind, ist es einfacher, Qualitätsstandards zu etablieren und sicherzustellen, dass sie eingehalten werden.
4. Rechtliche Compliance: Viele Branchen sind gesetzlichen Vorschriften und Normen unterworfen. Die Verwendung standardisierter Begriffe kann helfen, sicherzustellen, dass ein Unternehmen alle relevanten gesetzlichen Anforderungen erfüllt und rechtliche Probleme vermeidet.
5. Internationale Geschäfte: Wenn ein Unternehmen auf internationalen Märkten tätig ist, ist die Verwendung standardisierter Begriffe unerlässlich. Dies erleichtert die Kommunikation über Sprach- und Kulturgrenzen hinweg und minimiert das Risiko von Missverständnissen in globalen Geschäftsbeziehungen.
6. Markenbildung: Konsistente Terminologie kann auch zur Markenbildung beitragen, indem sie ein Unternehmen als professionell, zuverlässig und kompetent positioniert. Kund:innen und Partner:innen haben mehr Vertrauen in Unternehmen, die klare und einheitliche Kommunikation pflegen.

Insgesamt trägt die Standardisierung technischer Terminologie wesentlich zur Steigerung der Effizienz, Qualität und Kommunikation eines Unternehmens bei. Sie ist ein grundlegender Baustein für den geschäftlichen Erfolg, insbesondere in technologieorientierten Branchen, in denen Präzision und Klarheit von größter Bedeutung sind.

Um diese Vorteile nutzen zu können, braucht es ein gut durchdachtes Terminologiemanagement. Ein Terminologiemanagement ist entscheidend, um die interne und externe Kommunikation zu verbessern, Missverständnisse zu vermeiden, die Qualität zu steigern und die Effizienz in einem Unternehmen zu fördern. Eine solche Verwaltung der Fachbegriffe kann aufgebaut werden, indem man

• klare Terminologierichtlinien und -standards festlegt,
• ein Terminologiemanagement-Team bildet,
• eine zentrale Terminologiedatenbank erstellt
• und Schulungen für Mitarbeiter:innen durchführt.

Mehr zum Thema Terminologiemanagement findest du übrigens in unserem Blog-Bereich.

Standardisierung auf Textebene

Das standardisierte Schreiben auf Textebene ist entscheidend, um Klarheit, Einheitlichkeit und Professionalität in die Technische Kommunikationen zu bringen. Hört sich gut an, oder? So kannst du standardisierte Texte schreiben:

1. Überschriften und Titel:

   1.1 Klare Struktur: Verwende eine konsistente Überschriftenstruktur, um die Hierarchie deiner Informationen darzustellen. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass Hauptüberschriften in Großbuchstaben und fett geschrieben werden, während Untertitel in kleineren Buchstaben und fett oder kursiv formatiert werden. Egal wie du es machst – es muss eindeutig und schnell erfassbar sein beim Überfliegen der Seiten.
   1.2 Eindeutigkeit: Stelle sicher, dass Überschriften präzise und informativ sind, um den Inhalt des Abschnitts oder Kapitels genau widerzuspiegeln.
   1.3 Nummerierung und Aufzählung: Wenn du eine Nummerierung oder Aufzählung verwendest, sollte dies konsistent erfolgen. Welche Nummerierungs- und Aufzähltypen willst du verwenden? Das ist eine 1x-Entscheidung und muss dann konsequent durchgezogen werden, kein Wechsel zwischen Punkten, Spiegelstrichen und Co.

2. Absätze und Textstruktur:
   2.1 Einzug und Abstand: Definiere klare Regeln für den Einzug von Absätzen und den Abstand zwischen Abschnitten, um eine einheitliche Textstruktur zu gewährleisten.
   2.2 Satzlänge: Achte auf die Länge deiner Sätze und Absätze, um die Lesbarkeit zu verbessern. Kürzere Sätze können oft leichter verstanden werden.
   2.3 Verknüpfende Wörter: Verwende verknüpfende Wörter und Phrasen, um die Verbindung zwischen verschiedenen Abschnitten und Ideen herzustellen. Alles im Sinne der Leser:innen

3. Sprachliche Standards:
   3.1 Vermeide Jargon: Falls möglich, vermeide branchenspezifischen Jargon oder erkläre ihn, wenn er verwendet wird.
   3.2 Vermeide Mehrdeutigkeiten: Formuliere Sätze so, dass sie eindeutig sind und keine mehrdeutigen Interpretationen zulassen.
   3.3 Aktive Sprache: Verwende die aktive Stimme, um klare und präzise Aussagen zu treffen.

4. Formatierung und Schriftart:

   4.1 Einheitliche Schriftart: Lege eine standardisierte Schriftart und -größe fest, die in allen Texten verwendet wird.
   4.2 Textauszeichnungen: Definiere klare Regeln für die Hervorhebung von Textelementen wie Fett- und Kursivschrift.

Die Schaffung und Durchsetzung von Schreibstandards auf Textebene erfordert oft eine schriftliche Stilrichtlinie oder ein Handbuch, das als Referenz für Redakteur:innen dient. Es gibt auch smarte Tools, die digital eingebunden werden und deine Texte direkt auf vordefinierte Standardisierungsmaßnahmen prüft. Diese Richtlinien sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Bedürfnissen und Anforderungen entsprechen.

Standardisierung auf Layoutebene

Die Layoutgestaltung ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Standardisierung in der Technischen Redaktion. Ein einheitliches Layout sorgt dafür, dass Dokumente professionell und konsistent aussehen. Dies schafft Vertrauen bei den Kunden und trägt zur Wiedererkennung der Marke bei. Standardisierte Layoutrichtlinien umfassen Aspekte wie

• Schriftarten,
• Farben,
• Seitenlayouts,
• Logovarianten
• und die Platzierung von Bildern und Grafiken.

Designstandards werden meist bereits durch die Marketingabteilung vorgegeben. Dort gibt es kompetente Ansprechpartner:innen für alle deine Designfragen.

Standardisierung auf Prozessebene

Die Standardisierung beschränkt sich nicht nur auf die inhaltliche und gestalterische Ebene, sondern erstreckt sich auch auf die Prozesse in der Technischen Redaktion. Standardisierung macht vieles einfacher; jede:r weiß, was er/sie machen muss und wie die Schnittstellen definiert sind.

Hier einige wichtige Maßnahmen zur Standardisierung auf Prozessebene:

1. Workflows: Visualisiere die vorherrschenden Workflows. Wie werden Informationen wiedergegeben? Definiere Prozesse und Rollen.
2. Review-Prozesse: Definiere klare Prozesse für die Überprüfung und Freigabe von Dokumenten. Dies stellt sicher, dass alle Inhalte qualitativ hochwertig und fehlerfrei sind.
3. Dokumentenmanagement: Implementiere ein effizientes Dokumentenmanagementsystem, um den Zugriff auf und die Verwaltung von Dokumenten zu standardisieren. Dies erleichtert die Suche nach Informationen und die Aktualisierung von Inhalten.
4. Qualitätskontrolle: Führe Qualitätskontrollen durch, um sicherzustellen, dass alle Dokumente den festgelegten Standards entsprechen. Dies umfasst sowohl inhaltliche als auch gestalterische Aspekte.
5. Schulungen: Stelle sicher, dass Mitarbeiter:innen in den Standardrichtlinien geschult werden, um sicherzustellen, dass sie diese effektiv umsetzen können.

Insgesamt spielen Standardisierungsmaßnahmen in der Technischen Redaktion eine entscheidende Rolle bei der Schaffung von klaren, präzisen und konsistenten Dokumenten. Zudem schonen sie auch einfach die Nerven aller Mitarbeiter:innen 😉 Daher sollten Unternehmen in die Entwicklung und Umsetzung solcher Standardisierungsmaßnahmen investieren, um langfristig erfolgreich zu sein.

Bock auf Standardisierung? Yeah!