Kopf- und Fußzeilen in Technischen Dokumentationen
Ein Leitfaden für dich als dokumentenerstellende Person
Wenn du schon einmal eine technische Anleitung oder eine Betriebsdokumentation gelesen hast, bist du wahrscheinlich auf diese kleinen, aber wichtigen Elemente gestoßen: Kopfzeile und Fußzeile. In diesem Artikel erklären wir dir, was Kopf- und Fußzeilen sind, warum sie in Technischen Dokumentationen verwendet werden und wie du sie effektiv nutzen kannst. Also, lass uns gleich loslegen!
Kopf- und Fußzeilen sind informative Textbereiche, die sich in der Regel am oberen bzw. unteren Rand einer Seite befinden. Sie dienen dazu, Leser:innen kontextbezogene Informationen bereitzustellen und die Dokumentation benutzungsfreundlicher zu machen. In Technischen Dokumentationen werden Kopf- und Fußzeilen häufig verwendet, um den Leser:innen zu helfen, sich in einem umfangreichen Dokument zurechtzufinden und relevante Informationen schnell zu finden.
Kopf- und Fußzeilen haben ihre besten Jahre vermutlich jedoch schon gesehen. Sie machen nur im gedruckten Format wirklich Sinn. Mit digitalen Formaten kannst du smartere Lösungen wie Lesezeichen oder Informationen im Header und Footer platzieren. Jedoch sind natürlich auch digitale PDFs druckbar. Diesen Papierfreund:innen machst du das Leben einfacher, wenn sie sich in deinem Dokument gut zurechtfinden!
Die Kopfzeile
Die Kopfzeile enthält normalerweise den Titel oder den Namen des Dokuments sowie Abschnittsbezeichnungen oder Kapitelnummern. Sie bietet den Leser:innen eine kontinuierliche Orientierung und erleichtert das Navigieren durch das Dokument. Wenn deine Leser:innen also nach einer bestimmten Information suchen, können sie sich einfach anhand der Kopfzeile orientieren und die relevanten Abschnitte schneller finden.
Die Fußzeile
Die Fußzeile hingegen enthält zusätzliche Informationen wie das Datum/Jahr, die Seitennummer oder den Namen des Autors bzw. der Autorin. Diese Details können je nach Anforderungen und Art der Dokumentation variieren. Die Fußzeile hilft den Leser:innen dabei, den Überblick über die Seitenzahl zu behalten und ermöglicht es ihnen, Referenzen oder Zitate korrekt anzugeben.
Bei ungebundenen Dokumenten ist die Fußzeile besonders wichtig. Ist die Dokumentation also eine lose Plattsammlung in einem Ordner abgeheftet, können die Leser:innen auf Vollständigkeit prüfen, wenn sie die Seitenzahl durchgehen.
Warum sind Kopf- und Fußzeilen so wichtig?
Nun, sie dienen mehreren Zwecken. Erstens verbessern sie die Lesbarkeit der Dokumentation erheblich, da sie klare visuelle Hinweise geben, wo man sich gerade befindet und wie man sich im Dokument fortbewegen kann. Diesen visuellen Reiz solltest du möglich stark herausarbeiten, vor allem bei sehr komplexen, umfangreichen Dokumenten. Beispielsweise lassen sich in der Kopf- oder Fußzeile die aktuellen Kapitelpositionen durch Symbole repräsentieren wie ein Schraubendreher für das Wartungskapitel, eine Mülltonne für das Entsorgungskapitel etc. Alternativ lässt sich das auch durch inhaltsspezifische Farben umsetzen.
Zweitens tragen sie zur Einheitlichkeit und Professionalität der Dokumentation bei. Konsistente Kopf- und Fußzeilen verleihen dem Dokument ein professionelles Erscheinungsbild und helfen dabei, den Inhalt strukturiert und organisiert zu präsentieren. Deswegen sollten deine Kopf- und Fußzeilen präzise, klar und eindeutig sein. Zeige deine Qualität als Unternehmen!
Das solltest du beachten
Damit Kopf- und Fußzeilen effektiv genutzt werden können, gibt es ein paar wichtige Dinge zu beachten.
Erstens sollten sie klar und prägnant sein. Verwende aussagekräftige Titel und nummerierte Abschnittsbezeichnungen, um dem Leser bzw. der Leserin eine klare Struktur des Dokuments zu vermitteln.
Zweitens ist Konsistenz von entscheidender Bedeutung. Achte darauf, dass die Formatierung und der Inhalt der Kopf- und Fußzeilen in der gesamten Dokumentation einheitlich sind. Dies hilft den Leser:innen, sich leichter zurechtzufinden und vermeidet Verwirrung.
Ein weiterer Tipp ist die Verwendung von Verlinkungen in den Kopf- und Fußzeilen. Wenn deine Dokumentation in elektronischer Form vorliegt, kannst du Hyperlinks in den Kopf- und Fußzeilen platzieren, um Leser:innen direkt zu relevanten Abschnitten, Abbildungen oder Tabellen zu führen. Besonders durch zusätzliche Informationen in der Fußzeile (Querverweise aus deinem Inhaltstext) kannst du beispielsweise auf andere Quellen verweisen. Dadurch wird die Navigation im Dokument weiter verbessert und man kann schneller auf die benötigten Informationen zugreifen.
Hier ein kleiner Exkurs zu Querverweisen in die Fußzeile:
Das Hinzufügen von Querverweisen in die Fußzeile deiner Technischen Dokumentation kann die Navigation und den Informationszugriff für die Leser:innen erleichtern. Hier sind einige Schritte, die du befolgen kannst, um Querverweise in die Fußzeile einzufügen:
Identifiziere die Stellen, an denen du Querverweise verwenden möchtest: Gehe durch dein Dokument und markiere die Abschnitte, Abbildungen, Tabellen oder andere Elemente, auf die du in der Fußzeile verweisen möchtest. Beispielsweise können das Rechentabellen sein, auf die Nutzer:innen immer wieder hingewiesen werden sollen. Mit einem Sternchen im Text und dann der Querverweis in der Fußzeile, kann sich der Leser bzw. die Leserin immer wieder zu den Rechentabellen navigieren ohne, dass du den eigentlichen Fließtext aufblähst.
Erstelle eine Referenztabelle: Erstelle eine Tabelle oder einen Abschnitt in deiner eignen internen Dokumentation, in dem du die Querverweise und ihre entsprechenden Ziele auflistest. Du kannst eine eindeutige Kennzeichnung oder Nummerierung für jeden Querverweis verwenden, um ihn eindeutig zu identifizieren.
Aktualisiere die automatisierten Inhalte der Fußzeilen: Nicht vergessen! Kopf- und Fußzeilen immer noch einmal aktualisieren vor dem finalen Rausspeichern.
Überprüfe die Funktionalität: Gehe dein Dokument durch und überprüfe, ob die Querverweise in der Fußzeile korrekt funktionieren. Stelle sicher, dass sie zu den gewünschten Zielen führen und dass alle Verknüpfungen ordnungsgemäß aktualisiert wurden.
Es ist wichtig anzumerken, dass die genauen Schritte zur Erstellung von Querverweisen in der Fußzeile von der verwendeten Textverarbeitungssoftware abhängen können. Konsultiere daher die entsprechende Dokumentation oder Hilfefunktion deiner Software, um detailliertere Anweisungen zur Erstellung von Querverweisen zu erhalten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Kopf- und Fußzeilen in Technischen Dokumentationen (noch) eine wichtige Rolle spielen. Sie verbessern die Lesbarkeit, bieten Orientierung und verleihen der Dokumentation ein professionelles Erscheinungsbild. Indem du klare und konsistente Kopf- und Fußzeilen verwendest, kannst du sicherstellen, dass deine Technische Dokumentation nutzungsfreundlich und leicht verständlich ist.
Wenn du weitere Fragen hast, stehen wir gerne zur Verfügung. Viel Erfolg bei der Erstellung deiner eigenen Technischen Dokumentationen!
