Du brauchst Prozesse, die wirklich funktionieren!
Moderne Softwaredokumentation bedeutet zunächst der Aufbau oder die Umstrukturierung der Prozesse drumherum.
Schließlich muss zuerst eine solide Basis geschaffen werden, um dann herausragende Informationsprodukte zu schaffen!
Krampf und Kampf statt Flow und Festlegungen
Was unsere Kund:innen vor der gemeinsamen Prozessentwicklung vermissten:
Geht es dir ähnlich? Dann geht es dir wie unseren meisten Kund:innen bevor wir ein gemeinsames Projekt starteten!
Die häufigste Ausgangssituation bei unseren Kund:innen ist folgende:
Bei wachsenden Tech-Unternehmen wird die Softwaredokumentation immer mehr zum Problemkind. Meist mit Desktop-Publishing-Systemen erstellt, ist die Softwaredokumentation mit viel manueller Arbeit verbunden. Jede Änderung in der Software zieht einen nicht enden wollenden Rattenschwanz mit sich.
Die Formatierungsprobleme häufen sich und die Wiederverwendbarkeit von Inhalten ist nahezu unmöglich.
Dann gibt es noch mehrere Autor:innen? Die Zusammenarbeit zwischen mehreren Autor:innen ist mühsam und ineffizient.
Skalierung? Ein Ding der Unmöglichkeit. Und die Lokalisierung für verschiedene Märkte ist eine echte Herausforderung.
Es ist Zeit für Veränderung:
Ein kleiner Schritt in der Software – ein großer Schritt für dein Unternehmen!
Deine starren Informationspakete müssen zu flexiblen Daten werden. Hast du schonmal von XML-basierten Redaktionssystemen gehört? Wow – diese bringen dich auf das nächste Level!
Mit der Dokumentation möchtest du wahrscheinlich nicht die Menschheit retten, aber zumindest möchtest du bestimmt deine Nutzer:innen zufrieden machen und dabei auf’s Geld achten – wir sind eben alle Wirtschaftsbetriebe! Das sind die Vorteile für die Investition in ein XML-basiertes Content-Management-System:
Kostenfaktor Zeit
Dank der Wiederverwendbarkeit von Inhalten und der Automatisierung routinemäßiger Aufgaben wird Arbeit mit einem CMS effizienter. Was früher Tage dauerte, kann nun in Stunden erledigt werden. Diese Zeiteinsparungen führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.
Kosten- und Imagefaktor Qualität
Durch die Redaktionssoftware werden Fehler und Inkonsistenzen in der Dokumentation erheblich reduziert. Dies führt zu weniger Nacharbeiten und Reklamationen, und entlastet so auch dein Support-Team.
Wachstumsfaktor Skalierbarkeit & Beschleunigung
Mit dem neuen System kannst du die Dokumentation leicht skalieren, um mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Plus: Dank dem Informationspool können Informationen schnell zusammengebaut werden. So kannst du die Software schneller auf den Markt bringen.
Wir bringen deine Softwaredokumentationsprozesse in den Flow!
Du hast erkannt, wie viel Mehrwert ein CMS dir bringen kann? Dann möchtest du bestimmt wissen, wie so ein Projekt bei uns abläuft.
Wir setzen uns mit dir und deinem Team zusammen, um eure spezifischen Anforderungen zu identifizieren. Wir analysieren die bestehenden Prozesse und identifizieren die Schwachstellen. Gemeinsam definieren wir die Ziele der neuen Softwaredokumentation und der Prozesse drumherum.
Mit den gesammelten Informationen erstellen wir einen maßgeschneiderten Projektplan, wählen das geeignete XML-basierte Redaktionstool aus und halten die neuen Dokumentationsprozesse fest.
Du möchtest mehr zu der Auswahl eines Redaktionssystems erfahren? Dazu haben wir ein extra Kapitel in unserem Whitepaper verfasst, den du dir hier kostenlos runterladen kannst: Whitepaper Softwaredokumentation, die Spaß macht!
Das XML-basierte Redaktionssystem wird installiert und konfiguriert, einschließlich der Integration mit anderen Systemen und der Definition von Benutzer:innenrollen und -berechtigungen. Das Tool wird perfekt auf dich und deine Bedürfnisse angepasst!
Die bisherige Dokumentation wird vom Desktop-Publishing-Format in das XML-Format umgewandelt. Hierbei werden die Inhalte modularisiert und für die Wiederverwendung optimiert.
Hast du noch keine Dokumentation? Dann erstellen wir in Abstimmung mit dir den Content und pflegen ihn direkt in dein Tool ein.
Um dich und dein Team richtig fit zu machen, führen wir Schulungen durch. So kannst du sicherstellen, dass ihr alle das neue System effektiv nutzen könnt.
Fast geschafft! Nach der Umstellung unterstützen wir euch bei der Inbetriebnahme des neuen Systems und helfen bei der Behebung von anfänglichen Problemen.
Wir bleiben an deiner Seite, solange du uns brauchst! Auch nach der Implementierung bleiben wir dein zuverlässiger Partner, bieten technische Unterstützung und führen regelmäßige Check-Up-Termine und Updates durch.
Und das Ergebnis? Bei unseren Kund:innen immer ein voller Erfolg.
Die Umstellung des Tools ermöglicht euch effizienter und effektiver zu arbeiten. Ihr könnt Inhalte wiederverwenden, gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und diese leicht für verschiedene Märkte lokalisieren.
Und das Beste daran: Durch die erhöhte Effizienz und Produktivität kann dein Unternehmen signifikante Kosteneinsparungen realisieren.
Doch moderne Softwaredokumentation bedeutet nicht nur das geeignete Tool zu haben, sondern auch agile Entwicklungsprozesse zu berücksichtigen.
Agile Teams, agile Prozesse – das braucht eine agile Dokumentation!
Uns liegt die Integration deines neuen Redaktionssystems am Herzen – nicht nur technisch, sondern auch in die agilen Prozesse deines Unternehmens. Dafür gehen wir mit dir diese Schritte:
Analyse first: Welche Workflows und Rollen sind Teil deiner agilen Prozesse? Dies beinhaltete das Studium der Workflow-Methoden, die Untersuchung der Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams und das Verstehen der Kollaborationswerkzeuge, die bereits verwendet wurden.
Basierend auf dem Verständnis der agilen Prozesse des Unternehmens integrieren wir das Redaktionssystem. Wir entwickeln ein Konzept, wie die Dokumentation in den agilen Workflow eingebettet werden konnte, etwa durch die Verknüpfung von User Stories und Dokumentationsanforderungen.
Dann bekommt dein Redaktionssystem noch den letzten Schliff. Es wird so konfiguriert, dass es die Kollaboration in eurem Team unterstützt. Dazu gehört das Einrichten von gemeinsamen Arbeitsbereichen, in denen mehrere Teammitglieder gleichzeitig an Dokumentationen arbeiten können.
Nun musst du und dein Team nur noch fit gemacht werden, um dieses neue Tool mit seinen Prozessen drumherum richtig nutzen zu können. Dies beinhaltete Trainingssessions für das XML-basierte Redaktionssystem sowie Schulungen zu Best Practices für die Interaktion.
Wir unterstützen dich beim letzten Sprint aber auch im Long-Run! Zunächst unterstützen wir euch während der ersten Sprints nach der Umstellung auf das neue System. Danach helfen wir kontinuierlich dabei, auftretende Probleme zu beheben, und geben Ratschläge zur weiteren Verbesserung der agilen Prozesse.
Euer Team ist glücklich – und eure Kund:innen gleich mit!
Die Investition in ein Redaktionssystem samt Aufbauprozess lohnt sich nicht nur für dein Team, nein, auch für deine Kund:innen. Das sind die Vorteile, die das Image deiner Anleitungen richtig strahlen lassen – und Käufer:innen zu Wiederholungstäter:innen machen:
Aktualität der Dokumentation
Sieht in der Anleitung alles wie in der Software aus? Kund:innen merken direkt, ob die Doku auf dem neuesten Stand ist oder nicht. Durch die Einbettung der Dokumentation in den agilen Entwicklungsprozess werden Aktualisierungen und Änderungen zeitnah eingepflegt.
Schnelle und intuitive Navigation
Durch die verbesserte Strukturierung und Tagging-Funktionen, können Kund:innen schnell und intuitiv durch die Dokumentation navigieren.
Zugriff auf mehrere Plattformen
Mit dem XML-basierten Redaktionssystem könnt ihr eure Dokumentation auf verschiedenen Plattformen und Geräten verfügbar machen – egal ob am Schreibtisch auf dem Laptop, im Meeting auf dem Tablet oder unterwegs auf dem Smartphone.
Unterstützung für verschiedene Formate
Mit der Unterstützung für verschiedene Ausgabeformate können die Nutzer:innen die Dokumentation in dem Format erhalten, das am besten zu ihren Bedürfnissen passte Z. B. Online-Hilfe, PDFs, E-Books und sogar gedruckte Handbücher.
Individualisierte Inhalte
Ein weiterer wichtiger Vorteil, den Kund:innen schätzten, ist die Möglichkeit, individualisierte Inhalte zu erhalten. Dank der Flexibilität des XML-basierten Redaktionssystems kannst du verschiedene Versionen der Dokumentation für unterschiedliche Zielgruppen erstellen.
Interaktive Elemente
Zudem ermöglicht das Redaktionssystem die Integration von interaktiven Elementen. Anstatt nur textbasierte Anweisungen zu lesen, können Nutzer:innen Videos ansehen, interaktive Diagramme verwenden und Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit eingebetteten Multimedia-Inhalten verfolgen.
Du siehst: Es gibt viele Vorteile, sowohl für eure Abteilung intern als auch für eure Kund:innen.
Und diese Vorteile bringen vor allem eins – ein top Image! Ein solches Unternehmen wird als modern, kundenorientiert und vertrauenswürdig wahrgenommen. Dokumentation kann auch Marketing sein! Du wirst mit diesem Softwareprojekt also beobachten können, wie die Umstellung auf das Redaktionssystem nicht nur intern, sondern auch in der Beziehung zu euren Kund:innen eine positive Wirkung hat.
Übrigens findest du mehr und ausgeführte Argumente in unserem dafür erstellten Whitepaper, der dir als Entscheidungsgrundlage für die Einführung eines Redaktionssystems führen kann. Hier kannst du ihn runterladen.
