Eine gut gepflegte Softwaredokumentation ist das Rückgrat eines Softwareprodukts. Das gilt sowohl für die interne Dokumentation, als auch für die externe. Beide Doku-Arten stellen sicher, dass Nutzende verstehen, was sie da tun. Die interne Dokumentation hat noch eine weitere Aufgabe: Sie ist Grundlage dafür, dass ein Entwicklungsteam effizient arbeiten kann, und hilft neuen Mitarbeiter:innen, sich schnell einzuarbeiten.

Hier sind zehn Fragen, die du dir stellen kannst, um sicherzustellen, dass deine Softwaredokumentation den Betrieb unterstützt und nicht behindert. So holst du mehr Wert aus deiner Softwaredoku-Landschaft:

1. Ist die Dokumentation aktuell?

Veraltete Dokumentation kann mehr schaden als nützen. Baue Prozesse so, dass die Dokumentation regelmäßig überprüft und aktualisiert wird, um den aktuellen Stand der Software und ihrer Funktionen widerzuspiegeln. Das geht schlecht “ab und zu mal”. Es braucht wirklich regelmäßig eingetaktete und standardisierte Prozesse.

2. Ist die Dokumentation vollständig?

Umfassende Dokumentation sollte alle Aspekte der Software abdecken – von der Installation und Konfiguration bis hin zu Nutzungsszenarien und Fehlerbehebung. Überprüfe, ob es Lücken gibt und fülle diese nach Möglichkeit. Für externe Doku gilt: Dazu sind vor allem Rückfragen beim Customer-Service interessant. Zu welchen Themen wird hier nochmal nachgefragt? Das kann Lücken ebenfalls aufdecken.

3. Ist die Dokumentation leicht zugänglich?

Dokumentation, die schwer zu finden oder zu nutzen ist, verliert schnell ihren Wert. Stelle sicher, dass sie an einem zentralen, leicht zugänglichen Ort gespeichert ist, beispielsweise in einem Wiki oder einer speziellen Dokumentationsplattform. Das gilt für interne Dokumentation. Für externe Dokumentation gilt der selbe Grundsatz, sodass anleitende Texte am besten kontextsensitiv ins Softwareprodukt verpackt werden.

4. Ist die Sprache der Dokumentation klar und verständlich?

Technische Dokumentationen sollten klar und präzise sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Vermeide Fachjargon, wenn er nicht unbedingt notwendig ist, und stelle sicher, dass die Sprache für das Zielpublikum geeignet ist. Dafür musst du deine Leserschaft kennen. Wer liest den Content? Welches Vorwissen hat diese Person? Welche Erwartungen hat sie an deinen Content? Das solltest du unbedingt klären.

5. Werden verschiedene Lernstile berücksichtigt?

Menschen lernen auf unterschiedliche Weise. Ergänze die schriftliche Dokumentation mit visuellen Hilfsmitteln wie Diagrammen, Screenshots und Videos, um verschiedene Lernstile zu bedienen. Gerade Screencasts helfen bei Softwareanwendungen sehr und sind mit akzeptablen Aufwand, sowohl zeitlich als auch finanziell, machbar. Zum Thema Screencasts haben wir übrigens auch einen eigenen Whitepaper, wenn dich die Möglichkeiten hierzu detaillierter interessieren. Diesen kannst du hier kostenlos herunterladen!

Mockup Whitepaper Screencasts

6. Ist die Dokumentation versioniert?

Wenn deine Software regelmäßig aktualisiert wird, sollte die Dokumentation versioniert sein. Dies ermöglicht es Nutzer:innen, die richtige Dokumentation für die Version der Software, die sie verwenden, zu finden.

7. Gibt es eine Möglichkeit, Feedback zur Dokumentation zu geben?

Feedback von Nutzer:innen kann dabei helfen, die Dokumentation kontinuierlich zu verbessern. Biete Möglichkeiten an, wie Nutzer:innen Rückmeldungen geben und Fehler melden können. Das kann für interne und externe Dokumentationen ganz unterschiedlich aussehen.

8. Ist die Dokumentation in die Entwicklungsprozesse integriert?

Dokumentation sollte nicht als nachträglicher Gedanke behandelt werden. Sie sollte in den Entwicklungszyklus integriert werden, um sicherzustellen, dass neue Funktionen und Änderungen sofort dokumentiert werden. Da muss sich die Technische Redaktion oft stark machen und sich seinen Platz am Tisch erkämpfen. Die Redaktionsprozesse sollten zeitgleich zu Entwicklungsprozessen stattfinden.

9. Wird die Dokumentation regelmäßig geprüft?

Regelmäßige Audits der Dokumentation helfen dabei, ihre Qualität und Relevanz sicherzustellen. Lege fest, wie oft diese Prüfungen stattfinden sollen und wer dafür verantwortlich ist. Hier werden dann auch die eingeholten Feedbacks geprüft und ggf. umgesetzt.

10. Werden Schulungen zur Nutzung der Dokumentation angeboten?

Schulungen können dabei helfen, sicherzustellen, dass das Team weiß, wie es die Dokumentation effektiv nutzt. Überlege, regelmäßig Workshops oder Schulungen anzubieten. Schulungen sind nicht nur ein Thema für den Endkunden bzw. die Endkundin.

Fazit

Die Pflege einer umfassenden und aktuellen Softwaredokumentation erfordert kontinuierliche Anstrengung und Engagement. Die oben genannten Fragen können dir helfen, Schwachstellen in deiner aktuellen Dokumentationsstrategie zu identifizieren und zu verbessern. Wenn du dir unsicher bist oder Unterstützung benötigst, kann es sinnvoll sein, einen erfahrenen Dienstleister zu Rate zu ziehen. Dieser kann dir helfen, bewährte Methoden zu implementieren und sicherzustellen, dass deine Dokumentation optimal zur Unterstützung deines Softwarebetriebs beiträgt.