Niemand will, doch jeder muss.

Ein leidiges Thema. Wir wissen das.

Wir freuen uns jedoch, dass Sie die Herausforderung „Terminologie“ angehen möchten und bringen Sie dem nächsten Etappenziel gerne ein bisschen näher.

Profitieren Sie von unseren Ideen aus der Praxis.

Bewusstsein und Begeisterung für Terminologie schaffen

Machen Sie Terminologie zu einem wichtigen Thema!

  1. Zeigen Sie auf, dass ein Großteil an Fehlern in Technischen Dokumentationen aufgrund von falschem Terminologieeinsatz entsteht.
  2. Machen Sie Aufwände und Nutzen so gut es geht kenntlich, rechnen Sie die Wirtschaftlichkeit eines Terminologiemanagements vor.
  3. Unterstreichen Sie deshalb unbedingt den Zeit- und Kostengewinn, den eine saubere Firmenterminologie Ihrem Unternehmen langfristig bringt.
  4. Informieren Sie darüber, wie der Ruf und das Image Ihres Unternehmens von besserer Terminologie profitieren würden.
    Stichwort: Brand Identity / Markenimage!
    Höhere Kundenzufriedenheit ⇒ höhere Wiederkaufsrate ⇒ höhere Weiterempfehlungsrate ⇒ bessere Produktrezensionen.

Wir können den Mehrwert einer sauberen Terminologie für IHR Unternehmen aufzeigen. Kontaktieren Sie uns. 

Terminologieverantwortlichen bestimmen

Welche Fähigkeiten sollten Sie als Terminologe mitbringen?

Sie müssen nicht unbedingt ein terminologisches Studium nachweisen, sollten aber nachfolgende Kernkompetenzen mitbringen:

  1. Methodische Vorgehensweise (Sie arbeiten strukturiert und systematisch) sowie analytische und prozessorientierte Denkweise (Sie erfassen den IST-Zustand und planen etappenweise die Erreichung des Soll-Zustands, unter Berücksichtigung diverser Faktoren).
  2. Fundiertes fachliches Wissen im Themengebiet.
  3. Fundiertes fachsprachliches Wissen in ihrer Mutter- und mindestens einer Fremdsprache (Sie verstehen die Komplexität von Sprachen/Fachsprachen, kennen sich aus in Benennungsbildung und Begriffsbeziehungen).
  4. Sie wissen mit Terminologiewerkzeugen umzugehen oder sehen sich in der Lage, sich mit den dafür nötigen Kompetenzen auszustatten.

Sehr wichtig: Terminologiearbeit sollte nicht nebenbei erledigt werden, sondern ist ein Full-Time-Job.

Wir befähigen Ihr Unternehmen zum selbständigen Terminologiemanagement.
Die Meilensteine lauten: Bestandsanalyse, Konzeptionserstellung, Prozessaufbau, Wissenstransfer.

Terminologievereinheitlichung starten

Übersetzung & fremdsprachige Terminologie bilden eine Einheit. Ausgangstext & ausgangssprachige Terminologie sollten das auch.  Interessanterweise liegt jedoch meistens keine (gute) Terminologieliste für die Ausgangssprache der Texte vor, die als Grundlage für die Übersetzung verwendet werden könnte. Dabei würde eine solche Liste terminologische Rückfragen sowie allgemeine Verständnisfragen zum Text in erheblicher Weise reduzieren.

Wird Terminologiearbeit bei Ihnen grundsätzlich nur im Übersetzungsprozess betrieben, sollten wir gemeinsam Ihre Prozesse überarbeiten. Terminologiearbeit sollte an der Basis stattfinden, dort wo das Produkt entwickelt wird und folglich entsteht.

Sie können die Terminologievereinheitlichung auch vollständig an uns übertragen. Die Vereinheitlichung, Neustrukturierung, Standardisierung und Prozessetablierung übernehmen wir gerne für Sie.

Die einzige Aufgabe, die wir Ihnen nicht abnehmen können ist, fachspezifische Termfragen mit uns zu diskutieren.

Terminologieprozesse neu definieren

Höchstwahrscheinlich sind Ihre Terminologiemanagement-Prozesse nicht präzise definiert bzw. sind nicht alle Mitarbeiter über deren Wichtigkeit in Kenntnis gesetzt worden, weshalb sie nicht richtig befolgt werden. Nur mit klaren Strukturen und festgelegten Verantwortlichkeiten lässt sich die gewünschte Standardisierung im Terminologiebereich erreichen.

Gerne erarbeiten wir mit Ihnen speziell auf Sie zugeschnittene, umsetzbare und von allen akzeptierte Prozesse für die Neuaufnahme und Freigabe von Terminologie. 

Ihre Unternehmenssprache

Es geht nicht mehr nur darum, das eigene Selbstverständnis und die Unternehmenskultur zu vermitteln. Auch das visuelle Erscheinungsbild wird nach außen getragen. Ein Unternehmen erscheint aufgrund seiner grafischen Darstellung überall einheitlich. Der Wiedererkennungswert ist gewaltig. Sicherlich setzt auch Ihr Unternehmen auf ein homogenes Design.

Gleiches sollte für die Stimme oder Sprache Ihres Unternehmens gelten, mit der Sie nach außen hin auftreten. Welcher Sprachstil, welche Wortwahl definiert Sie? Diese Corporate Language ist, im engeren Sinn, zunächst für das Marketing wichtig und sorgt für einen Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens im Wettbewerb mit anderen.
Wir können Sie dahingehend beraten, wie Sie für den Bereich der Technischen Redaktion eine bestmögliche Corporate Language erzielen. Für Ihre internen Mitarbeiter und Ihre primäre Lesergruppe. 

Durch eine saubere Terminologie in Ihrer Ausgangssprache lassen sich viele Stolperfallen vermeiden!

Terminologie in aller Munde

Zahlreiche Abteilungen und Bereiche Ihres Unternehmens würden von einer bereinigten und standardisierten Terminologie profitieren.

Worum es geht

Unsere Ansätze

  • 1.

    Bereinigung. Wir bereinigen die Altbestände Ihrer Terminologie und konsolidieren dabei die verschiedenen Glossare, die Ihnen vorliegen. Synonyme und Varianten werden, in Abstimmung mit Ihnen, als solche gekennzeichnet und es wird eine Präferenz für eine Benennung festgelegt.

  • 2.

    Standardisierung. Wir standardisieren Ihre Terminologie dahingehend, dass künftig genau geregelt ist, welche Art von Termini mit welchen Mindestinformationen wo eingetragen werden muss.

  • 3.

    Prozessetablierung. Für die Bearbeitung, Neuaufnahme und Freigabe von Terminologie erarbeiten wir, gemeinsam mit Ihnen, einen geraden und schlichten Prozess, an den sich auch andere Abteilungen anschließen wollen.

  • 4.

    Leitfadenerstellung. Alle Abstimmungen, Festlegungen und die entsprechenden Hintergrundinformationen sowie Vorgehensweisen bei der Benennung neuer Terminologie werden in einem Leitfaden festgehalten.

Wir nehmen Ihnen ab, was Sie uns geben möchten und beraten so intensiv, wie Sie uns hören wollen.

Ganz vereinfacht:

Synonyme: bedeutungsgleiche oder -ähnliche Wörter oder zumindest synonym verwendete Wörter; Unterscheidungsmerkmale: Fachsprache, Region, Stil, Fremdsprache etc.

Beispiel: Stockwerk / Etage

Beispiel: Maschinenbau / Maschinenwesen

Beispiel: Anwender / Benutzer

Varianten: bedeutungsgleiche oder -ähnliche Wörter;
Unterscheidungsmerkmal: Wortschreibung

Beispiel: Werkleiter / Werksleiter (Fugenvariante)

Beispiel: Software-Dokumentation / Softwaredokumentation / Software Dokumentation (Bindestrichvariante)

Beispiel: Ablenkmanöver / Ablenkungsmanöver (Ableitungsvariante)

Sie benötigen weder Synonyme noch Varianten!

Ja, das geht natürlich. Die Terminologieextraktion kann sowohl manuell erfolgen (SIE lesen Ihre Dokumentationen sehr aufmerksam und schreiben Fachtermini in eine Termliste) als auch automatisch mit Extraktions-Tools (DIESE lesen Ihre Dokumentationen sehr aufmerksam und schreiben Fachtermini in eine Termliste + SIE prüfen die Ergebnisse).

Die Frage nach der Art und dem Umfang der Terminologieextraktion ist stark abhängig von den freien Kapazitäten, dem Know-How der Mitarbeiter im Bereich Terminologie, der Dringlichkeit und natürlich dem Budget für diesen Posten.

Primäre Prozessschritte:

  1. Zielgruppe/Anwender definieren, für die die gesammelten Benennungen relevant sind: firmenintern für eine Abteilung / für mehrere Abteilungen, für neue Mitarbeiter? Firmenextern für die Übersetzung? Firmenextern für den Anwender der Doku?
  2. Eindeutige Namen für die „Nachschlagewerke“ definieren: z.B. „Terminologie“ für alles, was zur Corporate Language gehört (interner Anwender); „Glossar“ für die Termliste am Ende einer Dokumentation (externer Endanwender) etc.
  3. Format der „Nachschlagewerke“ und Ablageort definieren, Zugriffsberechtigungen sicherstellen: Excel-Datei, Redaktionssystem, Termdatenbank etc.?
  4. Struktur der „Nachschlagewerke“ definieren: Welche Attribute, Merkmale, Mindestinformationen müssen enthalten sein? Auch über den Einbau von Grafiken nachdenken!
  5. Verantwortlichkeiten für die kontinuierliche Pflege und das Wissensmanagement der „Nachschlagewerke“ definieren: Wo, wann und wie entstehen neue Einträge? Wer gibt sie frei?

Synonyme sind in der Technischen Dokumentation fehl am Platz. Versuchen Sie diese zu eliminieren. Dadurch vereinfachen Sie Ihren Mitarbeitern die Arbeit (weniger Recherche, Diskussionen, Unsicherheiten) und treten den terminologisch bedingten Verständnisunsicherheiten beim Leser Ihrer Dokumentation und beim Übersetzer entgegen.

Wie Sie das erreichen :

  • Machen Sie die vermeintlichen Synonyme ausfindig.
  • Verifizieren Sie die Synonymität, indem Sie Definitionen erstellen und diese einander gegenüberstellen.
  • Treffen Sie eine Entscheidung für DEN einen richtigen Term und DIE verbotenen Termini.
  • Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest.
  • Behalten Sie alle Termini bei, kennzeichnen Sie sie durch Attribute (erlaubt, verboten; Definition; etc.)

Grundlegend gibt es vier Möglichkeiten, Ihre Terminologie zu verwalten:

  • Terminologie in einer Datei (z.B. Excel)
  • Terminologie im Intranet
  • Terminologiedatenbank
  • Terminologiedatenbank mit Anbindung an Ihr Redaktionssystem oder Ihren Text-Editor (Autorenunterstützung)

Ob Sie ein professionelles Tool zur Termverwaltung einsetzen oder mit einer/mehreren einfachen Liste/n arbeiten, hängt jedoch von diversen Faktoren ab:

  • Sind Sie mit der aktuellen Termverwaltung in Ihrem Unternehmen zufrieden?
  • Wie groß ist Ihre bisherige Terminologiesammlung? Entspricht sie den Normen für Ihre Geschäftsgröße?
  • Wer in Ihrem Unternehmen nutzt Terminologie bisher und wer würde stark davon profitieren, wenn eine saubere Terminologie uneingeschränkt für alle Mitarbeiter bereitgestellt würde?
  • Sollten Termini in mehreren Formaten exportierbar sein?
  • Sollte eine gleichzeitige Nutzung/Bearbeitung der Termini durch mehrere Nutzer möglich sein?
  • Wie professionell müssen Sie sein (um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen) und wie professionell wollen Sie darüber hinaus sein (weil Ihr Budget es zulässt)?

 

 

 

Kontext: In der Regel sollten Sie Fachtermini aufnehmen. Jedoch können auch Wörter aus dem Grundwortschatz zum Bestandteil werden, wenn ihr Gebrauch geregelt werden muss. Fachtermini sind solche Wörter, die zu Ihrem Unternehmenskontext gehören (Software, Medizin, Maschinenbau, Logistik etc.).

Umfang: Wie viel ist zu wenig und wie viel ist zu viel? Ein „zu viel“ an Terminologie kann man nur dann haben, wenn die Inhalte unbrauchbar sind (durch mangelnde Standardisierung). Dadurch werden dann auch die Verwaltung und die Verwendung erschwert. Ein „zu wenig“ an Terminologie kann vorkommen, ist aber nicht weiter schlimm, solange die vorhandene Terminologie bereits strukturiert und die Neuaufnahme von Termini standardisiert ist.

  1. Nehmen Sie nicht nur Substantive, sondern auch Verben und Adjektive mit auf. Alles, womit Sie, aber auch der Endnutzer des Produkts/der Doku, in Berührung kommen.
  2. Heften Sie unbedingt zusätzliche Informationen an die Begriffe! Nicht alle Verwender (in Ihrem Unternehmen) verfügen über die gleichen Fachkenntnisse und kommen ohne Attribute aus (linguistische Informationen zum Term, Erläuterungen, Wort-Definitionen, technische Informationen, Links, Beispiele, Bilder etc.).
  3. Vergessen Sie nicht,  die verbotenen Termini mit aufnehmen! Sie haben gerade eine Terminologiebereinigung durchgeführt oder Ihnen ist beim Zusammenstellen der Terminologie aufgefallen, dass es „schlechte“ oder gar „falsche“ Termini gibt? Löschen Sie diese nicht einfach aus Ihren Listen heraus, sondern führen Sie diese als verbotene Termini mit.
  4. Denken Sie auch gleich an Termini, die nicht übersetzt werden sollen (hilfreiche Information für die Übersetzer). Das könnten zum Beispiel Produktnamen sein oder Abkürzungen, die auch in anderen Niederlassungen inzwischen geläufig sind und so verwendet werden.

Sprechen wir darüber, wie unser Team Sie unterstützen kann