In Kreisen von Technischen Redakteur:innen kommt es zur Zeit immer wieder zu dieser einen Frage: Ist es im Jahr 2024 bzw. 2025 erlaubt, Anleitungen ausschließlich digital zur Verfügung zu stellen? Die neue Maschinenverordnung, ablösend der bestehenden Maschinenrichtlinie, geben hierauf wichtige Hinweise. In diesem Artikel beleuchten wir die Möglichkeiten und Grenzen der papierlosen Anleitung und geben einen Ausblick auf die Zukunft.

1. Der rechtliche Rahmen: neue Maschinenverordnung

In der Europäischen Union sowie in Deutschland sind die rechtlichen Vorgaben zur Bereitstellung Technischer Dokumentationen durch verschiedene Richtlinien und Normen geregelt. Insbesondere die neue Maschinenrichtlinie, jetzt Maschinenverordnung, spielen eine zentrale Rolle. Diese Regelungen schreiben vor, dass Betriebsanleitungen und sicherheitsrelevante Dokumente in einer für den Benutzer verständlichen Form bereitgestellt werden müssen. Soweit so gut – was heißt das konkret?

Die neue Maschinenverordnung ermöglicht zwar eine digitale Bereitstellung der Technischen Dokumentation, doch müssen einige Kriterien erfüllt sein. So muss die Anleitung stets leicht zugänglich, in der Landessprache und in einer Form vorhanden sein, die der Endnutzer bzw. die Endnutzerin ohne großen Aufwand nutzen kann. Dies bedeutet, dass die Digital-Only-Strategie nicht uneingeschränkt erlaubt ist und auf Produktebene betrachtet werden muss.

2. Vorteile der Digitalisierung Technischer Dokumentation

Die Umstellung auf digitale Anleitungen bietet zahlreiche Vorteile:

  • Kosteneinsparung und Nachhaltigkeit: Durch die Digitalisierung der Technischen Dokumentation können Unternehmen Druck- und Papierkosten reduzieren und gleichzeitig ihren ökologischen Fußabdruck verringern.

  • Aktualität und Flexibilität: Digitale Anleitungen können einfacher und schneller aktualisiert werden, was insbesondere bei sicherheitsrelevanten Produkten von Vorteil ist.

  • Interaktive Möglichkeiten: Digitale Formate bieten die Chance, multimediale Inhalte wie Videos, Animationen oder interaktive Schritt-für-Schritt-Anweisungen einzubinden, die den Benutzer:innen besser unterstützen.

Dennoch müssen Unternehmen prüfen, ob die neue Maschinenverordnung alle digitalen Alternativen abdeckt, um sicherzustellen, dass rechtliche Anforderungen erfüllt sind.

3. Herausforderungen und Grenzen digitaler Technischer Dokumentation

Obwohl die Digitalisierung der Technischen Dokumentation viele Vorteile bietet, gibt es auch Herausforderungen und Einschränkungen:

  • Erreichbarkeit und Verfügbarkeit: Die Technische Dokumentation muss jederzeit und ohne großen technischen Aufwand zugänglich sein. Wenn beispielsweise ein Gerät in einer Region ohne zuverlässige Internetverbindung eingesetzt wird, könnten digitale Anleitungen ein Hindernis darstellen.

  • Sicherheitsaspekte und Notfälle: In sicherheitskritischen Bereichen wie der Medizintechnik oder im Maschinenbau kann eine gedruckte Dokumentation erforderlich sein, um eine schnelle Verfügbarkeit im Notfall zu gewährleisten.

  • Rechtliche und länderspezifische Anforderungen: Obwohl die neue Maschinenverordnung digitale Dokumentationen unterstützen, gibt es Produkte und Märkte, in denen gedruckte Anleitungen nach wie vor vorgeschrieben sind, insbesondere bei Produkten mit erhöhtem Sicherheitsrisiko.

4. Hybridlösungen: Ein möglicher Weg

Ein zunehmend beliebter Ansatz ist die Hybridlösung, bei der sowohl digitale als auch gedruckte Anleitungen bereitgestellt werden. Hierbei werden sicherheitsrelevante Informationen in einer Kurzversion gedruckt beigelegt, während umfassende Dokumentationen digital zur Verfügung gestellt werden. Diese Hybridlösungen erfüllen die Anforderungen der neuen Maschinenverordnung und kombinieren die Vorteile beider Formate – Nachhaltigkeit und Kostenersparnis auf der einen Seite, Rechtssicherheit und Zugänglichkeit auf der anderen.

Fazit

2024 und 2025 können digitale Anleitungen – abhängig von der Art des Produkts und den Marktanforderungen – eine sinnvolle Ergänzung oder Alternative zur gedruckten Anleitung sein. Die Digitalisierung Technischer Dokumentation bietet viele Vorteile, stößt jedoch auch an rechtliche und praktische Grenzen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre digitalen Dokumentationen den Anforderungen der Maschinenverordnung entsprechen und bei Bedarf durch eine gedruckte Version ergänzt werden.

Eine sorgfältig abgestimmte Balance zwischen digitalen und analogen Formaten stellt sicher, dass Unternehmen die Anforderungen der Gesetze und Normen erfüllen und gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren können. Die Zukunft der Technischen Dokumentation ist digital – aber nicht um jeden Preis papierlos.

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