Es hat an Zeit, Personal und Know-how gemangelt. Doch dann haben wir uns einen Dienstleister geangelt!

Dieser Beitrag beschäftigt sich damit, warum das Outsourcing von Aufgaben an einen externen Partner für Technische Dokumentation sinnvoll ist.

Aufgabenflut in der Technischen Redaktion

Wir behaupten, Technische Redaktionen werden auch in Zukunft viel zu tun haben. Die digitale Transformation und die exponentielle Zunahme von Daten werden weiter voranschreiten; effektives und effizientes Informations- und Wissensmanagement prägen massiv die zukünftige Rolle der Technischen Redaktion.

Neben der Informationsverwaltung gibt es auch hinsichtlich Prozessoptimierung, -automatisierung und der Nutzung künstlicher Intelligenz ziemlich viel zu tun.

Gewiss kennst auch du dieses Gefühl: Arbeit scheint (zum Glück) nie zu enden. Stattdessen erleben wir oft, dass wir nicht so zügig vorankommen, wie wir es gerne hätten. Entweder weil es an Zeit, Personal oder Know-how mangelt.

Ein Blick über die eigenen Unternehmensgrenzen lohnt sich zweifellos. Neben talentierten Mitarbeiter:innen gibt es eine Vielzahl hochspezialisierter und ambitionierter Freelancer sowie Dienstleister, die bereit sind, dich bei deinen Aufgaben zu unterstützen oder dich in deinen Prozessen zu beraten.

Wir können deine internen Mitarbeiter:innen nicht ersetzen, aber wir können in vielen Fällen schneller und günstiger arbeiten und du profitierst von unserem Know-how-Vorsprung. Ideal ist sicherlich eine gute Mischung aus beiden Beschäftigungsarten.

Es gibt viele gute Gründe, Aufgaben im Bereich Technische Dokumentation, UX-Writing oder Video-Erstellung  an einen Dienstleister abzugeben.

Kein Grund zur Sorge

Doch einige Unternehmen scheuen sich auch heute noch davor, Unterstützung von extern anzufragen. Es bestehen Bedenken wie

• „Unser Produkt ist extrem komplex. Das müssen wir selbst dokumentieren.“
• „Wir wollen uns nicht von einem Dienstleister abhängig machen.“
• „Wir wollen uns das benötigte Spezialwissen lieber selbst aneignen.“
• „Vermutlich würde es viel zu lange dauern, bis der Dienstleister mit der Arbeit beginnen kann.“

Und das stabilste Argument ist wie immer:

• „Outsourcing an einen Dienstleister ist viel zu teuer.“

Falls du die Vorteile des Outsourcings bereits erkannt hast und diese nun deinem Management erklären möchtest, z. B. um ein Budget zur Finanzierung zu erhalten, dann sieh dir unbedingt unsere nachstehenden Pro-Dienstleister-Argumente an.

6 überzeugende Pro-Dienstleister-Argumente

#1 Deine Zeit ist viel mehr wert als dich dein Dienstleister kostet. Ist so.

Indem du auslagerst, verschaffst du dir schnell mehr Zeit und wirst entlastet. Aufgaben, die deine Abteilung schon lange vor sich herschiebt, werden nun endlich angegangen. Gleichzeitig kannst du dich besser auf dein Kerngeschäft konzentrieren und Aufgaben voranbringen, die wirklich nur intern erledigt werden können.

#2 Dein Dienstleister verzichtet auf ein regelmäßiges Gehalt.

• Für deinen Dienstleister leistest du absolut keine Sozialabgaben wie Kranken-, Pflegeversicherung & Co.
• Werden wir mal krank, kostet dich das keinen Cent.
• Nehmen wir Urlaub, kostet dich das keinen Cent.
• Wir erwarten weder Urlaubs- noch Weihnachtsgeld von dir oder gar Weiterbildungsmaßnahmen. Ein einfaches „Danke für die Zusammenarbeit“ reicht uns 😊
• Auch für gängige Arbeitsmittel wie PC und Office-Lizenzen kommen wir natürlich selbst auf.
• Dein Dienstleister erledigt Leistungen nur auf Abruf. Du hast keine fixen, sondern vielmehr variable Kosten und kannst flexibel entscheiden, wann du was beauftragst.

#3 Dein Dienstleister hat mehr Erfahrung im Bereich der Dokumentation und arbeitet naturgemäß produktiver als interne Mitarbeiter:innen.

Aufgrund des Know-how-Vorsprungs benötigen Dienstleister meist weniger Einarbeitungszeit in neue Tools und Systeme und sind schnell startklar. Sie haben den Marktüberblick sowie die Kompetenz, um dich hinsichtlich Toolauswahl und redaktionellen Prozessen zu beraten. Deinem Dienstleister zahlst du außerdem nur die tatsächlich geleisteten Stunden, d.h. die produktive Zeit (deinen Mitarbeiter:innen zahlst du auch ihre unproduktiven Stunden).

#4 Du genießt mehr Flexibilität denn je

Hinter deinem Dienstleister steckt ein ganzes Team von Experten, keine Einzelperson. Deshalb bist du nicht von der Urlaubsplanung bzw. von Krankheitsausfällen einzelner Mitarbeiter:innen abhängig, sondern kannst dein Projekt genau nach Zeitplan durchführen.

Die anstehenden Aufgaben können interimsweise von einem Dienstleister erledigt werden, während du darauf wartest, eure vakante Stelle mit einer geeigneten Person neu zu besetzen. Der Fachkräftemangel muss dein Vorhaben nicht direkt blockieren!

#5 Dein Dienstleister will lange mit dir zusammenarbeiten. Logisch, dass er top Leistungen erbringen wird.

Das Team deines Dienstleisters ist in der Regel top ausgebildet sowie hoch spezialisiert, da es im Laufe der Jahre über diverse Kundenprojekte viel Erfahrung in den unterschiedlichsten Bereichen von Technischer Kommunikation sammeln konnte. Dienstleister sind stets daran interessiert, sich weiterzubilden, um „immer mitsprechen“ zu können. Du kannst davon ausgehen, dass dein Dienstleister viel mehr Fachwissen hat als du.

Dein Dienstleister ist zudem mega ambitioniert und will bei dir im Projekt stets die vollen 100 % geben. Nur dann hat er die Chance, wieder beauftragt zu werden und sich einen guten Ruf zu etablieren. Du kannst daher eine top Qualität erwarten.

Mit seinem neutralen Blick von außen kann dir dein Dienstleister ganz gezielt wertwolle Ratschläge geben, wie und wo du deine Dokumentation optimieren kannst.

#6 Du gehst kein Risiko ein. Absolut keins.

In regelmäßigen Abstimmungsterminen kannst du dich mit deinem Dienstleister genauso austauschen, wie du es mit einer unternehmenszugehörigen Person tun würdest. Du kannst dir den Projektfortschritt anzeigen lassen, offene Fragen klären, aber auch Optimierungen in der Zusammenarbeit ansprechen. Dein Dienstleister macht auch nichts, was du nicht explizit freigegeben hast. Wenn ihr transparent und ehrlich miteinander kommuniziert, kann gar nichts schieflaufen.

Und falls du mit deinem Dienstleister nicht happy bist? Dann kannst du die Zusammenarbeit sofort oder spätestens nach Projektabschluss beenden und trägst anschließend keine weiteren Kosten. Du gehst damit ein viel, viel, viel kleineres Risiko ein, als wenn du neue Mitarbeiter:innen einstellst.

Fazit

Selbstverständlich entstehen dir bei einer Investition zusätzliche Kosten, die zu den EDA-Personalkosten (sind ja „eh-da“) noch hinzugerechnet werden müssen. Mittels Outsourcing kannst du die fixen Kosten jedoch stabil halten, dabei gleichzeitig deine Effizienz steigern und auf Fachwissen zugreifen, was du dir ansonsten teuer erarbeiten müsstest. Überdies hinaus gewinnst du Zeit, um dich um das alltägliche Projektgeschäft zu kümmern.

Wir haben dir übrigens noch einen coolen Whitepaper zum Thema Outsourcing erstellt. diesen kannst du hier herunterladen!

Mein Tipp zum Abschluss dieses Beitrags:

Führe unverbindliche Gespräche mit verschiedenen Dienstleistern (oder auch nur mit STYRZ ;-)) und hole dir Angebote ein. Das kostet alles nichts, du lernt immer etwas dazu und kannst Preisvergleiche ziehen.

Viel Spaß für dein nächstes Projekt, das du mit einem Dienstleister durchführst!

Haben wir dich überzeugt und magst du mit uns über deine Herausforderungen sprechen?