Von Krawatte binden bis hin zu Baumhaus bauen findet man heute für jede praktische Frage eine Antwort in Form von einem „How-to“-Video. Laut Google wachsen die Suchanfragen nach „How-to“-Videos jedes Jahr um 70 % und sind somit eine gefragte Darstellungsform für komplexe Handlungen.

Auch unter Schülern sind Videos bereits ein wichtiges Lernmedium. In einer repräsentativen Umfrage vom Rat für kulturelle Bildung von 2019 gaben 86 % der befragten Schüler an, YouTube zu nutzen und nahezu die Hälfe der Schüler greift auf Videos zurück, um Inhalte aus dem Unterricht zu wiederholen oder zu vertiefen. Was das alles mit Softwaredokumentation zu tun hat und wie du gute Videos in den Anleitungen für deine Softwareprodukte einsetzen kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Inhalt

Warum du Videos in der Softwaredokumentation einsetzen solltest

Eine Umfrage von TechSmith (2021) zur Videonutzung im Arbeitskontext kam zu ähnlichen Ergebnissen: Von 914 Personen wählten 83 % das Video als bevorzugtes Format für informative oder instruktionale Inhalte. Dafür wurden Teilnehmer aus 6 verschiedenen Ländern und aus mehr als 20 Berufsfeldern befragt.

Videos gehören damit zu den wirkungsvollsten Kommunikationstools, die modernen Unternehmen zur Verfügung stehen. Um also nicht nur beim Produkt, sondern auch im After Sales zu punkten, sollten moderne Unternehmen ihre Dokus in dem Format liefern, die ihre Anwender:innen am liebsten nutzen: im Videoformat.

Für die Softwaredokumentation bieten sich Videos besonders an, da hier meistens Screencasts zum Einsatz kommen, die vergleichsweise einfach und kostengünstig in der Erstellung sind. Außerdem brauchen die Anwender:innen kein zusätzliches Gerät, um Informationen abzurufen, da sie schon mit dem Präsentationsmedium arbeiten.

Vorteile von Videos in der Softwaredokumentation aus Sicht der Redaktion

  1. komplexe Abläufe können nachvollziehbar und einfach verständlich dargestellt werden
  2. Räumliche und zeitliche Angaben können eindeutig vermittelt werden
  3. Abfolgen lassen sich 1:1 darstellen
  4. Die genaue Darstellung einer Abfolge ist durch ein Video weniger anfällig für Missverständnisse
  5. Die Aufmerksamkeit des Anwendenden lässt sich mit Videos gut und mit einfachen Mitteln lenken

Auch aus wirtschaftlicher Sicht machen Videos der eigenen Software Sinn, denn sie lassen sich sehr gut auch in vielen anderen Bereichen abseits der Redaktion, einsetzen.

Vorteile von Videos in der Softwaredokumentation aus Sicht der Anwender:innen

  1. Videos sparen Zeit: Lösungen werden schnell und auf den Punkt präsentiert
  2. Videos sind gut überschaubar. Die Anwender können den kompletten Inhalt auf einem Bildschirm überblicken und müssen nicht hoch- und runterscrollen.
  3. Softwarebedingte Wartezeiten und Hinweise werden realitätsnah vermittelt
  4. Die Anwender:innen können das Video individuell auf ihre Lernbedürfnisse einstellen (Abspielgeschwindigkeit, Untertitel, etc.)
  5. Vertonte Videos sprechen die auditiven und visuellen Sinne an, was zur besseren Informationsverarbeitung und -speicherung bei den Anwender:innen führt.
  6. Psychologisch gesehen fällt das Instruktionsvideo ins Feld des Beobachtungslernens. Diese Art des Lernens ist uns allen von klein auf bekannt und muss nicht erprobt oder erst noch erlernt werden.
  7. Videos in der Softwaredokumentation machen den Anwender:innen Spaß!

Drei Tipps für deine Videos in der Softwaredokumentation

Du möchtest deine Anwender:innen mit guten Videos unterstützen, weißt aber nicht so richtig wie du starten sollst? Oder hast du schon Videos in deiner Doku integriert, bist dir aber nicht sicher, ob deinen Anwender:innen damit wirklich geholfen ist? Dann hier ein kleiner Check und ein paar Tipps, wie du deine Videos zu guten Videos machst.

Führe die Anwender:innen mit einer klaren Struktur & Gliederung

Natürlich spielt bei der Erstellung von Videos, wie auch schon bei der Texterstellung, deine Zielgruppe und der Nutzungskontext eine wichtige Rolle. Danach richtet sich bspw. wie umfangreich der Inhalt deines Videos ist und welche Startperspektive du wählen solltest.

Ist der Inhalt festgelegt, muss ein eindeutiger Titel gefunden werden. Der Titel ist später ausschlaggebend dafür, dass deine Anwendenden auch den passenden Inhalt finden und bei der Problemlösung nicht frustriert zurückbleiben. Nur wenn der Titel aussagekräftig und lösungsorientiert gewählt ist, kann dein Video eine schnelle und einfache Lösung für deine Zielgruppe sein.

Für die Strukturierung des Videos gibt es einige Methoden, die den Mitteln der Textstrukturierung ähneln. In der geschriebenen Schrittfolge geben wir den Anwender:innen mit Zwischenergebnissen oder zusätzlichen Überschriften Orientierung. Im Video können wir den Gesamtvorgang ebenso in Etappen gliedern und Zwischenziele entweder parallel zur visuellen Handlung einblenden oder das Video in Kapitel einteilen, die schon vor dem Start des Videos auf dem Fortschrittsbalken zu sehen sind. Deine Zielgruppe kann den Inhalt damit gut überblicken und sich gezielt im Video bewegen.

Steuere die Aufmerksamkeit deiner Anwender:innen

Zur Steuerung der Aufmerksamkeit sollten bedachte Elemente zum Einsatz kommen und überladene Darstellungen und Effekte vermieden werden. Der Fokus muss auf den Aktionen der Maus gehalten werden und das gelingt etwa durch die Vergrößerung der Mausanzeige vor der Aufzeichnung. Ein Klick sollte farblich hervorgehoben werden und es muss klar sein, um welche Klickart es sich handelt. Ein Rechts- oder Doppelklick muss für deine Zielgruppe klar erkennbar sein.

Eine weitere visuelle Hilfestellung für deine Anwender:innen bieten SUI-Grafiken. Dabei wird die Benutzeroberfläche vereinfacht dargestellt, um visuelle Reize und irrelevante Informationen zu reduzieren. Zudem bringen SUI-Grafiken den Vorteil, dass du bei kleineren Änderungen der Benutzeroberfläche nicht alle Videos anpassen musst.

Vermeide kognitive Ãœberlastung

Videos können die kognitiven Fähigkeiten auch überlasten. Die Folge: Wenig oder irrelevante Inhalte schaffen es ins Langzeitgedächtnis deiner Anwender:innen. Um dem vorzubeugen, sollten deine Instruktionsvideos so kurz wie möglich und so lang wie nötig sein. Und wie oben bereits erwähnt; frei von ablenkenden Desingelementen.

Außerdem wirkt die Kombination von Bild, Ton und Text negativ auf die Informationsaufnahme. Ein vertontes Video sollte nicht von durchgängigem Untertitel begleitet sein. Minimale Einblendungen für Zwischenziele oder Hinweise sind hingegen in Ordnung. Auch ist es ratsam, weiterführende Informationen zum Ende des Videos einzublenden, um die Konzentration nicht vom Thema wegzuführen.

Fazit

Videos sind in allen Lebenslagen ein beliebtes und viel genutztes Lernmedium. In der Softwaredokumentation können Videos zielgenau eingesetzt werden, um komplexe Handlungsschritte nachvollziehbar darzustellen. Gut konzipiert, profitieren Anwender:innen und Redakteur:innen von Videoanleitungen. Clever geplant, lassen sie sich auch in anderen Unternehmensbereichen profitabel einsetzen.

Einige Unternehmen setzen bereits auf Videos in der Doku, andere schieben das Thema noch vor sich her. Wie sieht’s in deiner Doku aus? Brauchst du mehr Bewegung in deiner Softwaredokumentation? Wir helfen dir gern dabei!