Wer Content für sich und/oder andere erstellt, arbeitet in der Regel nach einem Redaktionsplan mit definierten Start- und Endterminen.

An der Content-Erstellung sind jedoch nicht nur Autor oder Autorin beteiligt. Damit der Content “ready-to-go” wird, muss er nach der Erstellung zunächst sprachlich lektoriert, dann ggf. fachlich geprüft und letztlich in das entsprechende Layout „verpackt“ werden. Diese Aufgaben sollten gesondert und mit eigenen Terminen und Bearbeitungsdauern in den Redaktionsplan mit aufgenommen werden. Erstens, weil diese ToDos meist von anderen Personen übernommen werden (Lektor, Reviewer, Layouter/Publisher), zweitens weil dafür genügend Zeit eingeplant werden sollte.

Wir bei STYRZ nutzen Jira zur Organisation unserer internen Projekte wie auch Kundenprojekte. Im folgenden Text zeigen wir euch, wie wir das machen und warum Jira für uns eine Top-Lösung für viele Arten der Prozessoptimierung innerhalb der Technischen Redaktion ist.

Jira – ein vielseitiges Tool für Aufgaben-, Prozess- und Anforderungsmanagement

Unser Credo für den Redaktionsalltag lautet: Nutze so viele Toolfunktionen wie möglich und setze dabei so wenig individuelle Tools ein wie nötig.

Seit einigen Jahren nutzen wir Jira vom britischen Softwareanbieter Atlassian. Jira ist ein Programm, das einst zur Fehlerverwaltung in der Softwareentwicklung genutzt wurde. Heute dient es dem allgemeinen Management von Aufgaben, Prozessen und Anforderungen, nicht nur in der Softwarebranche.

Für welche Projekte wir Jira nutzen

Mit Jira verwalten wir unsere internen STYRZ-Projekte. Darunter fallen zum Beispiel alle Content-Projekte mit eigenem Redaktionsplan. Also, wann sind Blog-Artikel, Whitepaper, Kurz-Videos, Seminarbroschüren etc. von wem zu erstellen und zu veröffentlichen.

Doch auch das Mitarbeiter:innen-Onboarding sowie die Ausbildungsetappen für unsere Auszubildenden werden mit Jira geplant und durchgeführt.

Generell gilt: Sobald die Mitarbeitenden ein ToDo identifiziert haben, legen sie es im Jira-Backlog mit entsprechenden Zusatzinformationen an. So gerät es nicht in Vergessenheit und wir können uns die Bearbeitung zu gegebener Zeit vornehmen.

Mit Jira verwalten wir allerdings auch unsere Kundenprojekte. Ganz gleich, ob wir ein Projekt beratend mitbegleiten, die Projektkonzeption und -durchführung vollständig übernehmen oder einzelne Informationsprodukte für unsere Auftraggeber erstellen: Nahezu alle Aufträge lassen sich für uns übersichtlich in Jira abbilden und sorgen für effektivere Arbeitsprozesse.

Was uns an Jira gefällt

Jira ist ein mächtiges Tool. Und doch ist es relativ leicht zu verwenden. Außerdem lässt es sich mit vielen anderen (auch nicht-Atlassian-)Tools, wie beispielsweise Microsoft Teams verknüpfen.

Mit dem Einsatz von Jira haben wir die Projektplanung an einem Ort. Alle Team-Mitglieder können darauf zugreifen und Projektinformationen oder Projektänderungen in Echtzeit mitverfolgen. Über Jira können Aufgaben delegiert und Termine festgelegt werden. Es werden Aufwandsabschätzungen hinterlegt sowie Projektberichte erstellt und ausgewertet. Jira dient der Status- und Fortschrittsüberwachung von Aufgabenschritten und fördert das agile Arbeiten. Gerade wenn es mehrere Projektbeteiligte gibt oder Teamwork auch remote stattfinden muss, ist die Digitalisierung in der Content-Arbeitswelt unserer Meinung nach essenziell.

Wir haben unsere Redaktion mit Jira sehr gut im Griff und wollen euch deshalb mit diesem Artikel einen tieferen Einblick in unsere Arbeitsweise geben. Falls ihr Jira bereits für andere Aufgaben im Unternehmen nutzt, könnt ihr euch möglicherweise das ein oder andere hier abschauen. Falls ihr Jira noch gar nicht im Einsatz habt, machen wir euch mit diesem Beitrag vielleicht Lust darauf. Sprecht uns auch gerne an, wenn ihr noch mehr wissen wollt.

Wie wir Jira im Detail nutzen

Jira-Roadmap | Übersichtliche Projektpläne

Die Roadmap nutzen wir zu Projektbeginn, um schnell und einfach die grobe Struktur eines Kundenprojekts abzubilden. Die Projektstruktur bilden wir dabei mit dem Issue-Type Epic ab (im Screenshot mit lila Icon). Diese kann zum Beispiel anhand eines bereits bestehenden Phasenplans aufgebaut werden, in dem die Phasen ganz klassisch so aussehen könnten:

• Projektplanung
• Konzepterstellung
• Texterstellung
• Layout & Publikation

Die Projektstruktur in Jira kann aber auch eine Mischung aus Phasenmodell und anderen, wichtigen Unterthemen sein. Unter einem Epic werden anschließend thematisch ähnliche Aufgaben zusammengefasst.

Die Roadmap nutzen wir außerdem:

• um einen Überblick über den allgemeinen Projektablauf zu erhalten,
• um die Projektaufgaben jederzeit im Blick zu behalten,
• um Start- und Zieltermine schnell anzupassen, zum Beispiel als Massenänderung (bulk-change),
• optional auch für die Berichterstattung an den Auftraggeber. Dazu kann die Roadmap mit der entsprechenden Person geteilt oder als Bild bzw. CSV-Datei exportiert werden.

Nachdem die Projektstruktur mittels Epics aufgebaut wurde, befüllen wir die einzelnen Epics im Folgeschritt mit konkreten Aufgabenschritten. Dafür nutzen wir überwiegend den Issue-Type Task (hier im Screenshot mit grünem Icon).

Wo erforderlich können für diese Aufgabenschritte selbstverständlich auch noch Sub-Aufgaben angelegt werden. Hierfür verwendet man den Issue-Type Subtask (hier im Screenshot mit lila Icon):

Jira-Workflows | Status und Übergänge von Prozessschritten

Mit individuellen Workflows definieren wir die Bearbeitungsphasen der einzelnen Aufgaben. Je nach Issue-Type nutzen wir dazu unterschiedliche Workflows. Der Workflow für eine Aufgabe wie „Texterstellung“ sieht bei uns folgendermaßen aus:

Die einzelnen Status haben dabei diese Bedeutungen:

• OPEN = die Aufgabe wurde noch nicht gestartet
• FIRST DRAFT = die Redaktionsabteilung erstellt einen ersten Textentwurf
• INTERNAL REVIEW = die Lektoratsabteilung prüft den ersten Textentwurf
• REVISE= die Redaktionsabteilung baut die Änderungswünsche der Lektoratsabteilung in den Erstentwurf ein
• CUSTOMER REVIEW = der intern freigegebene Textentwurf wird an den Kunden zur fachlichen Prüfung verschickt
• FINAL DRAFT = die Redaktionsabteilung baut die Änderungswünsche des Kunden in den Text ein
• CLOSED = der Text wurde vollständig freigegeben, die Aufgabe ist beendet

Mit Workflows lassen sich in Jira Vorgänge automatisieren, die sich häufig wiederholen. Einfaches Beispiel: Bei uns löst die Statusänderung von „First draft“ hin zu „Internal review“ den Versand einer E-Mail aus. Mit dieser E-Mail wird die Lektoratsabteilung automatisch darüber informiert, dass die Textprüfung nun starten kann, weil der Textentwurf beendet wurde.

Für alle Aufgaben, für die keine Freigabe erforderlich ist sowie bei aufgabenübergreifenden Epics, hinterlegen wir simplere Workflows. Ein einfacher Workflow kann dann so aussehen:

Jira-Boards | Aufgaben-Status schnell visualisieren

Über Kanban-Boards verschaffen wir uns einen Überblick über den Bearbeitungsstand von Aufgaben. Alle Aufgaben eines Projekts werden dort, abhängig von ihrem Status, einer Spalte zugeordnet. So können wir schnell erkennen, welche Aufgaben sich gerade bei wem in Bearbeitung befinden und welche noch anzugehen sind. Die einzelnen Aufgaben lassen sich verschiedenartig filtern.

Jira-Aufwandserfassung | Kennzahlen ermitteln und auswerten

Direkt in Jira lassen sich für anstehende Aufgaben oder Epics vorab Aufwandsabschätzungen hinterlegen. Nach Beendigung der Aufgabe werden die tatsächlich erforderlichen Aufwände festgehalten.

Werden die beiden Felder durchgängig befüllt, lassen sich am Ende des Projekts Werte zur Produktivität, Effektivität oder Wirtschaftlichkeit eines Projekts ableiten. Wer keine andere Zeiterfassungssoftware im Einsatz hat oder Ist-/Soll-Vergleiche noch gar nicht durchführt, für den könnte diese Möglichkeit durchaus interessant sein.

Jira-Dashboard | Aufgaben, Aktivitäten und Statistiken auf einen Blick

Die Mitarbeiter:innen bei STYRZ erstellen sich in der Regel ein individuelles Jira-Dashboard, um zu Beginn des Arbeitstages sofort zu erkennen, welche Aufgaben anstehen, welche Vorgänge beendet werden können oder mit welchen Tätigkeiten sich andere Kollegen und Kolleginnen beschäftigen. Auf dem Dashboard lassen sich diverse Kundenprojekte wie auch interne Projekte zusammenfassend darstellen.

Darüber hinaus lassen sich viele Mitarbeiter:innen gerne auch Statistiken wie diese anzeigen, für eine bessere Einschätzung der eigenen Arbeitsverteilung.

Fazit

Jira als Aufgabenverwaltungssystem hat bei STYRZ einen festen Platz eingenommen. Für uns ist Jira ein Werkzeug für gelungene Teamarbeit und stetige Effizienzsteigerung.

Auch du willst mit Jira durchstarten? Wir helfen dir dabei!