Screencasts in aller Vielfalt für die Dokumentation von Enterprise-Software, IT-Services und IT-Infrastrukturen effektiv einsetzen

Unternehmen stehen oft vor einer großen Herausforderung, wenn sie sich zum ersten Mal mit dem Thema Screencast beschäftigen. Sie fragen sich, wie sie Videoinhalte für die Beschreibung von IT-Produkten professionell produzieren können, wie viel (mehr) ein guter Screencast im Vergleich zur „handelsüblichen“ Technischen Dokumentation kosten wird und wo sie die Videoanleitungen bereitstellen können, wenn YouTube keine Option ist.

Wir haben uns für Sie diesen Themen gewidmet und zeigen in 5 Schritten, wie Sie als Unternehmen Video-Anleitungen für beispielsweise Enterprise-Software, IT-Services und IT-Infrastrukturen professionell erstellen und verwalten können.

Was ist eine Aufnahme des Bildschirms oder ein Screencast?

Ein Screencast ist eine digitale Videoaufnahme Ihres Bildschirms. Wie ein Screenshot, nur eben länger :).

Oft wird die Bildschirmaufnahme ergänzt durch gezielte Hervorhebungen bestimmter Elemente: Durch heranzoomen, farbliche Auszeichnung oder das Ausblenden störender Inhalte. Eine erklärende Stimme untermalt das ganze zusätzlich und sorgt für ein besseres Verständnis. Die sprachliche Unterstützung des Videomaterials ist m.E. ein wichtiger Bestandteil eines Screencasts und füllt das Bildmaterial zu einer vollwertigen Anleitung auf.

Screencasts sind nur eine von vielen Möglichkeiten, ein IT-System, die IT-Infrastruktur, IT-Services oder Software zu dokumentieren. Doch wo übliche Anleitungen im Textformat allein scheitern sind Software-Videos eine ideale Ergänzung, um Ihren Anwendern komlexe Sachverhalte nachvollziehbar und einfach verständlich darzustellen.

Für wen sind Screencasts geeignet und für wen nicht?

Vor allem junge Zielgruppen richten laut einer Jungendstudie aus 2013 ihr Markenbewusstsein nicht nach Statussymbolen aus, sondern nach Dingen, die ihnen das Leben erleichtern. Sie bevorzugen Videos für das schnelle Auffassen von Wissen zu Produkten und das Auffinden schneller Lösungen für oft komplexe Problemstellungen.

Was für Nutzer der jüngeren Generationen “normal” ist, erfreut sich auch bei weiteren Zielgruppen wie z.B. Fachexperten und vor allem zunehmend auch im Enterprise-Software- und IT-Umfeld zunehmender Beliebtheit.

Auch als Unternehmen können Sie für die Anwender Ihrer Produkte, also für Ihre Kunden aber auch für Ihre Mitarbeiter und potentiellen Neukunden Screencasts erfolgreich für die Wissensvermittlung einsetzen.

Von der Ersteinrichtung des Notebooks für neue Mitarbeiter, der Funktionsübersicht einer digitalen Telefonanlage, dem virtuellen interaktiven Firmenrundgang bis hin zur Einarbeitung in Ihre komplexen Softwareprodukte. All das und noch mehr ist u.a. möglich mit diversen Screencast Varianten.

Im Vergleich zu den üblichen Textanleitungen in der Technischen Kommunikation sind Bildschirm- bzw. Video-Anleitungen allerdings auch mit Mehraufwänden verbunden. Für eine Minute qualitativ hochwertigen Video-Materials kann ein Technical Writer bzw. Technischer Redakteur gut und gerne 3-6 Stunden einplanen. der Screencast bei einer komplexen Handlungsanleitung kann oft mehrere Minuten finales Videomaterial umfassen. Eine Fünf-Minuten-Anleitung kann daher zwischen 15 und 30 Stunden Zeitinvest in der Produktion benötigen. Eine Textanleitung für dieselbe Handlungsanweisung hingegen schlägt mit etwa 10-15 Stunden Zeitaufwand zubuche.

Ist Ihr Produkt intuitiv gestaltet und daher einfach zu bedienen, wird die Mehrinvestition in eine Videodokumentation (abgesehen von Marketingzwecken) wohl kaum für die Technische Dokumentation gerechtfertigt sein. Verzichten Sie in diesem Fall auf die Video-Anleitungen und stecken Sie Ihre Zeit besser in die Qualität ihrer Textanleitungen.

Kurz: Je komplexer und damit verbunden erklärungsbedürftiger Ihr Produkt, desto eher sollten Sie auch Videomaterialien in Ihr Dokumentationsprojekt einbeziehen.

Welche Arten von Screencasts gibt es?

Je nach Produkt, Nutzungskontext und Zielgruppe können unterschiedliche Arten von Bildschirmaufnahmen Ihrer Software oder Services zur Unterstützung in der Technischen Kommunikation dienen. Beliebte Vertreter von Screencasts sind:

• Tutorials
• Schulungsvideos, Videokurse bzw. E-Learnings
• Webinare und Präsentationen
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen bzw. Anleitungsvideos
• Image-, Produkt- und Unternehmensfilme
• Produktvideos / Unboxing Videos
• Kongress- und Messeberichte (Produktneuigkeiten o.ä.)
• Behind-the-Scenes-Videos (Blick hinter die Kulissen Ihrer Produktentstehung)
• Animierte Videos und Demo-Präsentationen

Welchen Mehrwert hat die Investition in gute Screencasts?

• Richtig erstellt sind Videos leicht zu erfassen, auf den Punkt gebracht und überall verfügbar.
• Screencasts sind unterbrechbar, überspringbar und können dann zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.
• Ihre Anwender haben daher ihr Lerntempo immer selbst in der Hand.
• Ihre Benutzer können zu verpassten Passagen zurückspringen und sich komplexe Handlungsschritte bei Bedarf mehrmals ansehen.

Sind Ihre Anleitungen online im Web für alle verfügbar, da Sie z.B. im Business-to-Customer-Sektor (B2C) unterwegs sind und Ihre Produkte eine breite Zielgruppe ansprechen, lassen sich Screencasts für Marketing-Zwecke ebenfalls anwenden. Durch gezieltes Streuen der Bildschirmvideoaufnahmen oder Tutorials über die sozialen Medien können diese ein Verständnis für Ihr Produkt schaffen und durch Einfachheit in der Bedienung begeistern.

Der Nutzer lernt bereits vor dem Erwerb Ihres Produktes die Bedienung kennen und identifiziert sich mit Ihrer Marke, dem Produkt und den Anleitungen. Das schafft zusätzlich Vertrauen und steigert die Empfehlungsrate.

Erzeugen Sie eine tiefe Verbundenheit des Nutzers mit dem Produkt, denn Zuschauer und potentielle Kunden erzählen gern weiter, wenn Sie gut informiert wurden und ein tolles, einfaches Produkt für ein komplexes Problem gefunden haben. Ein wichtiger Faktor für eine positive Kaufentscheidung!

„Most of the content 10 years ago was text, and then photos, and now it’s quickly becoming videos“ | Mark Zuckerberg (Facebook CEO)

Was sind die Erfolgsfaktoren für gute Software- bzw. IT-Video-Anleitungen?

1. Analysieren Sie Ihre Zielgruppen, erfassen Sie die Anforderungen und Bedürfnisse der Zuschauer und richten Sie Ihre Videos danach aus.
2. Schreiben Sie ein Skript.
3. Erfassen Sie strukturierte Daten in Ihren Videos, um eine bessere Auffindbarkeit für Nutzer zu gewährleisten.
4. Sind Ihre Videos öffentlich verfügbar, verteilen und bewerben Sie diese über die sozialen Medien, Ihre Website oder auf einer Media-Asset-Management-Plattform.

Wie Sie professionelle Screencasts in 5 Schritten erstellen

Schritt 1: Definieren Sie den Rahmen

Definieren Sie den Rahmen Ihres Screencasts. Bestimmen Sie was exakt Sie Ihrer Zielgruppe mit dem Screencast zeigen möchten und vor allem in welcher Reihenfolge. Analysieren und definieren Sie die Zielgruppe sehr genau. Einige Fragen, die Sie bei der Anlayse klären sollten:

• Für wen soll der Screencast dienen (Potentielle Neukunden, Anwender, Mitarbeiter usw.)?
• Welches Alter haben die Zuschauer im Durchschnitt?
• Welches Geschlecht?
• Wie sind die Sprachkenntnisse?
• In welchem Kontext schauen Anwender das Video?
• Was haben die Zuschauer nach Ihrem Video gelernt?
• Was wollen Sie der Zielgruppe explizit nicht zeigen?
• …und viele weitere…

Schritt 2: Das Skript für die Aufnahme erstellen

In Schritt 2 erstellen Sie das exakte „Drehbuch“ zu Ihren in Schritt 1 definierten Rahmenbedingungen. Erstellen Sie eine Übersicht jeder einzelnen Szene die Sie zeigen möchten und erfassen Sie in einer weiteren Spalte den Monolog den Sie beim Ablauf der Szene dem Zuschauer ergänzend mitteilen möchten. Das Skript dient Ihnen als wichtiger Leitfaden in der anschließenden Video- und Tonaufnahme und sorgt dafür, dass Sie sich während der Aufnahme nicht in Ihren gedanklichen Kontextsprüngen verlaufen.

Wichtig: Halten Sie sich anschließend in den Folgeschritten strikt an Ihr Skript!

Schritt 3: Screencast aufnehmen

Nachdem Sie Ihr Skript definiert haben und klar ist was Sie ihrem Benutzer zeigen möchten, geht es an die Aufnahme. Bevor Sie starten, räumen Sie bitte Ihren Desktophintergrund auf und entfernen Sie am besten temporär sämtliche Verknüpfungen. Nutzen Sie unter Windows z.B. einen Virtuellen Desktop dafür. Alternativ gibt es auch diverse Tools die alle Desktopinhalte mit einem Mausklick temporär leerräumt wie zum Beispiel das Tool Cleanshot (Mac).

Halten Sie sich strikt an Ihr Skript und definieren sie ggf. bei Serien-Screen-Casts Standards um ein gleiches Erscheinungsbild Ihrer Aufnahmen zu gewährleisten. Für die Aufnahme selbst können Sie ein Tool Ihrer Wahl verwenden. Eine Toolübersicht haben wir Ihnen hier zusammengestellt. Achten Sie bei der Aufnahme Ihrer Szenen auf klare Aktionen und ruhige Mausbewegungen.

Klicken und bewegen Sie die Maus nur, wenn dies für den Zuschauer relevant ist. Bei der Aufnahme Ihres Videomaterials können Sie bereits eine erste Sprachaufnahme mitlaufen lassen, diese dient Ihnen als Notiz zur Bildaufnahme, damit Sie wissen, was Sie wann und wofür tun. Dies erleichtert Ihnen u.U. später den Angleich der Sprachaufnahme an das Bildmaterial.

Schritt 4: Audio aufnehmen

Nachdem Sie die Aufnahme Ihres Bildschirms fertiggestellt haben, das Videomaterial geschnitten ist und mit Ihrem Skript zusammenpasst, nehmen Sie die Audioaufnahme als Extraspur vor. Die in Schritt 1 erstellte Zielgruppenanalyse ist für die Ansprache Ihrer Zielgruppe in der Tonaufnahme entscheidend, treffen Sie den Geschmack Ihrer Zuschauer nicht, schauen diese Ihre Videos nur ungern oder im schlimmsten Fall gar nicht an.

Wir alle kennen diese Tutorials mit monoton leiernden Sprechern, die in Ihren Bart nuscheln. Seien Sie bitte nicht dieser jemand. Halten Sie sich auch hier strikt an Ihr Skript und versuchen Sie, das richtige Timing zwischen Videospur und Audioaufnahme zu gewährleisten. Je besser Sie das schaffen, desto weniger Aufwand haben Sie im Post-Editing beim Angleichen der beiden Spuren.

Dass dies natürlich nicht immer perfekt gelingt ist kein Verbrechen. Wie bereits erwähnt können Sie hier im Nachgang bei guten Tools jederzeit ohne großen Aufwand nachjustieren. Abhängig davon wie professionell SIe Ihre Aufnahmen gestalten möchten, können Sie die Aufnahme der Audiospur auch durch extern engagierte Sprecher/innen erstellen lassen. Hierfür gibt es diverse Online-Portale, in denen Sie sich Beispielaufnahmen der Sprecher/innen anhören, diese kontaktieren und Aufträge vergeben können.

Schritt 5: Prüfen und publizieren

Das Video ist erstellt und geschnitten, der Ton aufgenommen und synchron zum Video eingespielt. Zeit, in diesem letzten Arbeitsschritt Ihre Qualität zu sichern. Leiten Sie das Video an einen Reviewer weiter und lassen Sie ihn dieses auf Fehler in Bild/Schnitt und Ton oder Abweichungen bzw. fehlende Passagen aus dem Skript prüfen. Ist das IT- oder Softwarevideo fertiggestellt, können Sie dieses in ein Video-Content-Management-System importieren und Ihren Nutzern bereitstellen. Ein Media-Asset-Management kann in Ihrem Unternehmen bereits bereitstehen oder Sie nutzen sofern Ihr Kontext das zulässt die bekannten Plattformen YouTube, Vimeo oder Blip.

5 gute Screencast-Software, damit Ihre Softwaredokumentation gelingt.

Tool 1: Camtasia – der verbreitete Vertreter von Screencast-Software

Camtasia aus dem Hause TechSmith ist im Screencast-Sektor weit verbreitet und ist für Windows als auch für Mac verfügbar. Besonders attraktiv an der Software ist, dass Projektfiles zwischen beiden Plattformversionen kompatibel sind. Praktisch, wenn Kollegen auf unterschiedlichen Systemen arbeiten.

Screenshot der Benutzeroberfläche des Branchenlieblings Camtasia (Screenshot: TechSmith Camtasia)

Eine Kombination aus Screencast und Webcam-Aufnahme ist problemlos möglich und schafft je nach Bedarf mehr Nähe zum Zuschauer. Camtasia kommt bereits mit einer Reihe lizenzfreier, sofort nutzbarer Hintergründe, Musiktitel und Übergangseffekte. Sie können Quizfragen in Ihre Aufnahmen integrieren und durch Anmerkungen oder gezieltes Zoomen, Schwenken und Animieren die Aufmerksamkeit Ihrer Nutzer lenken.

Das Tool gibt’s ab 269 € pro Einzelplatzlizenz. Rabatte für Teams und Bildungseinrichtungen sind möglich.

Tool 2: Adobe Captivate – der hidden Champion für slidebasierte Screencast-Aufnahmen

Adobe Captivate ist bekannt im Umfeld der E-Learning-Videos und wirbt mit besonders intuitiver Bedienung und schneller Erstellung von E-Learning-Inhalten. Mit dem Tool erstellen Sie in wenigen Minuten Lerninhalte und Virtual Reality Guides für Ihr Unternehmen und erzeugen Augmented-Reality-Szenarien für Mobilgeräte.

Adobe Captivate – Punktet mit der slidebasierten Screencastaufnahme (Screenshot: Adobe)

Doch nicht nur das, denn auch Captivate bietet die Möglichkeit, Bildschirmaufnahmen anzufertigen und Ihre Software-Demos und weitere Videos aufzunehmen.

Besonders charmant finden wir bei Adobe, neben der üblichen Mehrspurbearbeitung, die Möglichkeit, slidebasierte Screencasts aufzunehmen.

Jede Szene wird dabei als einzelne Folie angelegt, die im Nachgang bearbeitet oder auch ausgetauscht werden kann.

Dies erspart bei Änderungen unter Umständen die ein oder andere Minute Schnittaufwand.

Auch bei der Übersetzung von Textinhalten innerhalb Ihrer Aufnahme sind Sie bei der Textextraktion in der Regel schneller.

Das Tool gibt’s ab etwa 30 Euro pro Nutzer im Adobe-Abo. Rabatte für Teams und Bildungseinrichtungen sind möglich.

Tool 3: OBS Studio – Der kostenfreie Alleskönner

Die Open Broadcaster Software (OBS) ist eine Open-Source-Software, die ursprünglich für die Gaming-Szene entwickelt wurde und dort in der Streamingwelt sehr beliebt ist.

OBS-Studio – der Geheimtipp aus der Gamingwelt (Screenshot: OBS – Open Broadcaster Software)

Auch für Screencasts in der Technischen Kommunikation hat dieses freie Produkt seine Berechtigung.

OBS bietet die Möglichkeit mehrere Szenen in Ihrem Screencast zu verwalten, Audiospuren zu editieren und in mehrere Formate zu exportieren.

Neben dem Aspekt, dass OBS vollkommen frei verfügbar ist, spricht für OBS, dass die Gaming-Szene diverse Videos, Tutorials und Anleitungen für den Umgang mit dem Tool plaziert hat. Dies macht Ihnen den Einstieg besonders einfach.

Tool 4: Screencast-o-matic

Mit Screencast-o-matic können Sie den Bildschirm im Browser als AddIn aufnehmen oder das Tool als Standalone-App herunterladen.

Screencast-o-matic bietet ein Browser-Add-In und eine Standalone App (Screenshot: Screencast-o-matic)

Spezialisert auf Bildungseinrichtungen und Unternehmen ermöglicht es durch leichte Bedienung, wie die zuvor genannten Tools auch, die Integration von Audioaufnahmen und Webcam-Bildern für mehr Zuschauernähe.

Das Tool begrenzt den Nutzer auf eine Cast-Länge von 15 Minuten in der freien Version und baut ein leider unschönes Wasserzeichen in das Video ein. In der freien Variante daher für den Unternehmenskontext eher ungeeignet.

Die bezahlte Variante startet im Abo für 1,65 $ für die Deluxe Version oder 4,00 $ für die Premier-Lizenz pro Nutzer.

Weitere Screencast-Software

Es gibt diverse andere Softwareanbieter für Bildschirmaufnahmetools – alle zu beleuchten ist natürlich nicht möglich. Ein paar weitere Vertreter in der Sparte haben wir Ihnen noch zur Übersicht zusammengesammelt. In der folgenden Liste finden Sie Tools für die Betriebssysteme Windows, Linux und Mac – die je nach Anforderung für Sie ebenfalls interessant sein könnten:

• Loom (Frisch auf dem Markt und einfach in der Bedienung)
• Free Screen Recorder (Anbieter dvdvideosoft | für Windows | kostenlos)
• Quicktime Player (Für Mac | oft bereits installiert)
• Screenium (Für Mac | kostenpflichtig ab 29€)
• CamStudio (wenig Zusatzfunktionen | intuitive Bedienung | kostenlos | Für Windows)
• Screencastify (Browser Addin für Chrome | kostenlos mit Einschränkungen)
• Simple Screen Recorder (Für Linux | viele Optionen)
• Kazam (Für Linux | Moderne Oberfläche)

Fazit

Für einen guten Screencast Ihrer Software sind nicht zwingend große Budget-Töpfe notwendig. Auch mit überschaubarem finanziellem Einsatz können Sie durchaus brauchbare Video-Anleitungen für Ihre Benutzer erstellen. Wichtiger ist es, das Vorhaben strukturiert anzugehen und ein Skript zu erstellen. Dieses sollten Sie zudem mit Ihren Stakeholdern und dem Vorgesetzten abstimmen und freigeben lassen. Hinter einer Software-Dokumentation im Videoformat steckt, wie bereits beschrieben, etwas mehr Aufwand im Vergleich zur „handelsüblichen“ Textanleitung. Ein strukturiertes Herangehen erspart Ihnen unangenehme Gespräche. Der Ärger ist groß, wenn bei der Vorstellung des Videos, kurz vor der Publikation angemerkt wird, dass ab Minute 1:30 eine Sequenz geändert werden muss.

Kämpfen auch Sie mit der Herausforderung, die IT-Services für Ihre Mitarbeiter zu beschreiben oder haben Sie immer wieder dieselben Support-Anfragen, die Ihre Ressourcen im HelpDesk binden? Digitalisieren Sie Ihre Dokumentationen und visualisieren Sie ihre Anleitungen. Stellen Sie gute Beschreibungen in einem Help-Protal für jeden einsehbar bereit. Von einzelnen Video-Anleitungen bis hin zu zentralen „Unternehmens-YouTube“-Alternativen oder so genannten Media Asset Management Systemen (MAM) – wir helfen Ihnen bei der Erstellung, der Einführung und Pflege der Inhalte.

Bei allen Fragen rund um das Thema Video-Anleitungen und Media-Asset-Management helfe ich Ihnen gerne weiter – sprechen Sie mich an!