Stell dir vor, du stehst vor einem neuen Projekt und dein Chef fragt dich: „Wann können wir das liefern?“ oder „Wie viel wird das kosten?“. In solchen Momenten wünschst du dir sicherlich eine Methode, mit der du schnell und präzise Antworten geben kannst. Genau hier kommen Kennzahlen ins Spiel. Sie helfen dir, den Aufwand eines Projekts realistisch einzuschätzen und sorgen dafür, dass du deine Ressourcen optimal einsetzen kannst. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du durch ein gezieltes Kennzahlenmanagement nicht nur die Effizienz deiner Projekte steigern, sondern auch deren Rentabilität maximieren kannst.

Warum du auf Kennzahlen setzen solltest

Kennzahlen sind in jedem Unternehmen ein unverzichtbares Werkzeug. Sie dienen dir als Messinstrument, um die Leistung und Effizienz deiner Prozesse zu überwachen. Besonders in der Technischen Redaktion, wo es oft um komplexe Projekte mit vielen Beteiligten geht, helfen Kennzahlen dabei, die Projektaufwände realistisch abzuschätzen. So kannst du sicherstellen, dass Deadlines eingehalten werden und du nicht am Ende Überstunden schieben musst, weil die Planung nicht gestimmt hat.

Kennzahlen bieten dir außerdem eine solide Grundlage, um die Rentabilität deiner Projekte zu bewerten. Sie ermöglichen es dir, betriebliche Kennzahlen genau zu analysieren und so fundierte Entscheidungen zu treffen, die den Erfolg deines Projekts sichern.

Der Aufbau eines erfolgreichen Kennzahlensystems

Damit du von den Vorteilen der Kennzahlen profitieren kannst, brauchst du ein gut strukturiertes Kennzahlensystem. Aber wie fängst du an? Hier sind die wichtigsten Schritte:

Relevante Kennzahlen identifizieren: Überlege dir, welche Kennzahlen für deine Projekte am wichtigsten sind. Das können Zeitaufwände, Kosten oder auch Qualitätskennzahlen sein. Diese sollten so ausgewählt werden, dass sie dir bei der Planung und Durchführung deiner Projekte wirklich weiterhelfen.
Erfassung und Auswertung: Beginne damit, regelmäßig Daten zu sammeln und auszuwerten. Je mehr Informationen du hast, desto präziser werden deine Prognosen. Beispielsweise könntest du die Zeit erfassen, die du für verschiedene Phasen eines Projekts benötigst, und daraus Durchschnittswerte ableiten.
Mitarbeiter:innen schulen: Wenn du in einem Team arbeitest, ist es wichtig, dass alle deine Kolleg:innen verstehen, wie das Kennzahlensystem funktioniert. Denn nur wenn alle an einem Strang ziehen, kannst du sicherstellen, dass die erfassten Daten korrekt sind und du darauf basierend zuverlässige Entscheidungen treffen kannst.
Kontinuierliche Verbesserung: Dein Kennzahlensystem sollte ständig überprüft und optimiert werden. Das bedeutet, dass du regelmäßig hinterfragen solltest, ob die erfassten Kennzahlen noch sinnvoll sind oder ob es vielleicht neue Faktoren gibt, die du berücksichtigen musst. Nur so kannst du flexibel auf Veränderungen reagieren und dein System anpassen.

Praxisbeispiel: Projektaufwände besser abschätzen

Nehmen wir an, du arbeitest an einem neuen Dokumentationsprojekt. Du weißt, dass einige Aufgaben in der Vergangenheit mehr Zeit in Anspruch genommen haben als geplant. Mit einem gut etablierten Kennzahlensystem kannst du solche Probleme frühzeitig erkennen und entsprechend gegensteuern.

Zum Beispiel könntest du für verschiedene Aufgaben wie Recherche, Texterstellung oder Überarbeitung spezifische Kennzahlen ermitteln. Wenn du dann siehst, dass eine Aufgabe in der Vergangenheit immer deutlich länger gedauert hat, kannst du diese Information nutzen, um für das neue Projekt mehr Zeit einzuplanen oder Prozesse anzupassen. So vermeidest du Überraschungen und kannst deine Vorgesetzten mit präzisen Aussagen beeindrucken.

Rentabilität steigern durch KPI Controlling

KPIs, also Key Performance Indicators, sind eine spezielle Art von Kennzahlen, die dir helfen, den Erfolg deiner Projekte zu messen. Mit KPI Controlling kannst du nicht nur die Effizienz, sondern auch die Rentabilität deiner Projekte gezielt steuern. Durch die regelmäßige Überwachung dieser KPIs erkennst du frühzeitig, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft, und kannst rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen.

Angenommen, du stellst fest, dass ein Projekt aufgrund von häufigen Korrekturschleifen teurer wird als ursprünglich geplant. Mithilfe deines Kennzahlensystems kannst du genau analysieren, wo die Probleme liegen und Maßnahmen ergreifen, um ähnliche Fehler in Zukunft zu vermeiden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld und sorgt dafür, dass deine Projekte im Budget bleiben.

Praktische Umsetzung: So startest du mit Kennzahlen

Um Kennzahlen erfolgreich in deinem Alltag zu integrieren, kannst du ein einfaches Tool wie Excel oder ein Projektmanagement-Tool wie Trello nutzen. Beginne damit, die wichtigsten Prozessschritte deines Projekts zu dokumentieren und dafür spezifische Kennzahlen festzulegen. Zum Beispiel könntest du die Anzahl der benötigten Arbeitsstunden für die Texterstellung in einem Dokument erfassen.

Wenn du dann ein neues Projekt startest, kannst du diese Kennzahlen nutzen, um die voraussichtlichen Aufwände besser einzuschätzen. Mit der Zeit wirst du feststellen, dass sich deine Abschätzungen verbessern und du immer genauer wirst. So schaffst du es, Projekte pünktlich und im Budget abzuschließen, was sich direkt auf die Rentabilität auswirkt.

Fazit

Kennzahlen sind ein mächtiges Werkzeug, das dir hilft, Projekte präzise zu planen und erfolgreich umzusetzen. Durch ein strukturiertes Kennzahlenmanagement kannst du nicht nur die Effizienz, sondern auch die Rentabilität deiner Projekte nachhaltig steigern. Fang am besten gleich an, dein eigenes Kennzahlensystem aufzubauen und erlebe, wie viel einfacher es wird, den Überblick über deine Projekte zu behalten.

Möchtest du deine Kennzahlen noch besser im Griff haben? In einem früheren Blogbeitrag gehen wir auch auf die Entscheidungsmatrix ein, dort kannst du die Entscheidungsmatrix-Vorlage anfordern und durchstarten. Lies‘ hier rein!