Recht & Normen

Rechtlich auf der sicheren Seite

Du findest dich nicht zurecht im Dschungel der vielen Normen und Richtlinien rund um die Technische Dokumentation? Verständlich, denn neben den „Big Playern“ unter den Normen, gibt es auch viele unbekanntere, die aber genau auf dich und dein Produkt zutreffen können.

Fangen wir erstmal mit diesen „Big Playern“ unter den Normen und Richtlinien an.

Was sind Normen?

Normen sind Sammlungen von Vorschriften, Regeln, Richtlinien etc. zu einem abgrenzbaren, wirtschaftlichen Themengebiet. In Industrie, Technik und Wissenschaft gibt es viele verschiedene Vorgaben, die so niedergeschrieben werden z. B. in Bezug auf die Produktfertigung oder Abläufe technischer Verfahren.

Diese Normen sind Ländersache und können sich so innerhalb der EU unterscheiden. In Deutschland gibt es z. B. DIN, die Deutsche Industrienorm, welche besonders durch die Vorgabe zu Papierformaten jedem bekannt ist. Darüber hinaus gibt es EU-Normen, die in der gesamten Europäischen Union gelten.

 

Was bedeuten Normen für die Technische Dokumentation?

Zuerst das wichtigste: Die Erstellung der Technischen Dokumentation nach einer bestimmten Norm schreibt das Gesetz nicht vor. Bei der produktbegleitenden Doku gilt lediglich, dass sie dem aktuellen Stand der Technik entsprechen muss. Was dieser ist, gibt die DIN EN 82079-1 vor – aber dazu mehr.

Die wichtigsten Normen für die Technische Redaktion

IEC/IEEE 82079-1

Basis für die Technische Redaktionen ist die Norm „Erstellen von Nutzungsinformationen für Produkte“. Sie geht auf relevante Punkte rund um die Dokumentation ein wie Prozesse, Methoden und Vorgaben zu den Dimensionen Zweck, Qualität und Erstellungsprozess eines Informationsprodukts.

Die Norm beginnt thematisch bei der Planung und gibt Hinweise zur Gestaltung von Informationsprodukten. Auch die Qualifikation von Technischen Redakteur:innen wird betrachtet und ist so auch ein gutes Werkzeug zur Überprüfung der Qualifikation von Personen. Möchtest du also wissen, was du beim Schreiben einer Technischen Doku beachten solltest, ist diese Norm eine gute Hilfestellung.

 

Maschinenrichtlinie 2006/42/EG bzw. neu Maschinenverordnung

Betrachtet man den Bereich Maschinen- und Anlagenbau, ist die Top-Norm die Maschinenrichtlinie bzw. neu seit Juli 2023 die Maschinenverordnung. Diese Verordnung behandelt nicht nur die Anforderungen bei der Konstruktion und Inverkehrbringung der Maschine, sondern auch die Anforderungen an die Technische Dokumentation wie Betriebsanleitung, Wartungshinweise und Co.

 

ANSI Z535.6

Hier geht’s um die Themen Sicherheit und Warnungen. Als US-amerikanische Norm, gilt sie nicht in unserem Wirtschaftsraum. Dennoch schauen wir uns hier gerne was ab z. B. bei der Gestaltung von Sicherheitshinweisen. Aus der Norm wurde übrigens einiges in die neue Auflage der IEC/IEEE 82079-1 übernommen.

 

ISO/IEC/IEEE 26511 – 26515 und  ISO/IEC 18019:2004

Auch der Bereich Softwareprodukte hat seine Normen, welche die Technische Redaktion in ihrem Tun unterstützen. Das macht zum Beispiel die Normenreihe ISO/IEC/IEEE 26511 – 26515 und die ISO/IEC 18019:2004. Diese sind speziell auf Software zugeschnitten und behandeln die Planung und Herangehensweise, den Erstellungsprozess sowie die Themen Usability-Testing und Arbeiten in agilen Umgebungen.

Was gibt es noch?

Neben diesen bekannten Normen gibt es viele weitere, die eine Rolle spielen. Da sind zum Beispiel nationale Gesetze für Produktsicherheit, Produkthaftung und Arbeitssicherheit. Zudem gibt es noch viele Normen und Richtlinien, die abhängig vom zu beschreibenden Produkt zum Einsatz kommen.

Genau da kommt der Knackpunkt: Vielen unserer Kund:innen war gar nicht bekannt, welche Normen für sie und ihr Produkt gelten. Schließlich gibt es fast 100.000 Einzelnormen in Deutschland!

Dir fehlt der Überblick?

Wir verschaffen dir Weitsicht über Recht & Normen

Das Schlüsselwort ist Normenmanagement.

Ein Normenmanagement in der Technischen Redaktion bezieht sich auf den Prozess der Identifikation, Implementierung und Aktualisierung von Normen und Richtlinien in der Technischen Dokumentation. Es stellt sicher, dass die erstellten Dokumente den relevanten Normen und Standards entsprechen, um die Qualität, Sicherheit und Konformität der Produkte oder Dienstleistungen zu gewährleisten.

Denn es geht nicht nur darum 1x in die Normen zu schauen und fertig. Normen ändern sich, das eigene Produkt und damit die geltenden Normen ändern sich – viel Wandel, der berücksichtigt werden muss. Also: Wie sieht Normenmanagement aus?

Deine Technische Redaktion muss die relevanten Normen und Standards identifizieren, die für die jeweilige Branche, das Produkt oder den Service gelten. Dies kann nationale, internationale oder branchenspezifische Normen umfassen.

Es ist wichtig, die Anforderungen der identifizierten Normen zu verstehen und zu bewerten. Deine Technische Redaktion muss die Normen interpretieren und festlegen, wie sie auf genau deine spezifische Dokumentation angewendet werden.

Du und dein Team müssen sicherstellen, dass die identifizierten Normen in die Erstellungsprozesse der Technischen Dokumentation einfließen. Dies kann beinhalten, dass bestimmte Inhalte, Prozesse oder Formatierungen eingehalten werden müssen, um den Normen gerecht zu werden.

Teilweise müssen auch Schnittstellen zwischen verschiedenen Abteilungen etabliert werden, um ein reibungsloses Normenmanagement zu gewährleisten.

Die erstellten Dokumente müssen regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Normen und Standards entsprechen. Dies kann eine Überprüfung auf Aktualisierungen oder Änderungen der Normen beinhalten und gegebenenfalls Anpassungen an der Dokumentation erfordern.

Hier gibt es übrigens smarte Tools, die dir bei dieser stetigen Aufgabe helfen können.

Das Normenmanagement umfasst auch die Schulung deiner Technischen Redaktion und anderer beteiligter Mitarbeiter:innen. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten über die relevanten Normen informiert sind und verstehen, wie sie angewendet werden müssen.

Es ist ratsam, sämtliche Informationen zum Normenmanagement zu dokumentieren, einschließlich der identifizierten Normen, angewendeten Prozesse und durchgeführten Überprüfungen. Dies dient als Nachweis für die Konformität mit den Normen und kann bei Audits oder Inspektionen hilfreich sein.

Ein effektives Normenmanagement in der Technischen Redaktion trägt dazu bei, dass die erstellte Dokumentation den geltenden Anforderungen entspricht, und die Qualität, Sicherheit und Konformität gewährleistet wird. Sicher ist sicher!