Die wichtigsten Dokumenttypen in der Softwaredokumentation: Ein Überblick für Einsteiger

Softwaredokumentation umfasst viele verschiedene Dokumenttypen, die alle ihren eigenen Zweck erfüllen. In diesem Artikel erklären wir die grundlegendsten Dokumenttypen – von Benutzerhandbüchern bis zu API-Dokumentationen – und helfen dir zu verstehen, wann und warum jeder dieser Typen benötigt wird. Eine essenzielle Kurz-Lektüre für alle, die gerade in die Welt der Softwaredokumentation eintauchen.

Warum überhaupt Softwaredokumentation?

Softwaredokumentation dient als Brücke zwischen den Menschen, die Software entwickeln, und denen, die sie verwenden oder erweitern möchten. Ohne strukturierte und gut verständliche Dokumentation sind selbst die besten Anwendungen schwer zugänglich, schwer wartbar – und für viele schlicht unbrauchbar.

Gerade Einsteiger:innen in der Technischen Redaktion oder Softwareentwicklung stehen oft vor der Frage: Welche Dokumenttypen gibt es überhaupt – und wann braucht man welchen?

Hier ist eine praxisnahe Übersicht.

1. Benutzerhandbuch (User Manual)

Zielgruppe: Endanwender:innen
Zweck: Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Nutzung der Software

Das Benutzerhandbuch erklärt die Bedienung der Software aus Sicht der Nutzer. Es enthält Anleitungen, Screenshots, Tipps und häufig auch eine FAQ-Sektion. Es kann als PDF, Online-Hilfe oder integrierte Hilfe im Produkt selbst erscheinen.

Typische Inhalte:

• Installation und Setup

• Beschreibung der Benutzeroberfläche

• Häufige Workflows und Problemlösungen

2. Administratorhandbuch (Admin Guide)

Zielgruppe: Systemadministratoren und IT-Fachkräfte
Zweck: Anleitung zur Installation, Konfiguration und Wartung

Hier geht es um den technischen Unterbau: Wie wird die Software auf Servern installiert? Welche Ports müssen offen sein? Wie funktioniert das Monitoring? Das Admin-Handbuch enthält Informationen, die für normale User nicht relevant – aber für den stabilen Betrieb essenziell – sind.

3. Technische Referenz (Technical Reference)

Zielgruppe: Entwickler:innen, Integratoren
Zweck: Tiefergehende technische Details zu internen Abläufen, Datenformaten, Modulen

Technische Referenzen beschreiben, was das System macht, aber nicht unbedingt wie man es nutzt. Sie sind oft sehr detailliert und enthalten z. B. Tabellen mit Parametern, Beschreibungen von Datenbankfeldern oder Ablaufdiagramme für interne Prozesse.

4. API-Dokumentation

Zielgruppe: Entwickler:innen, die Schnittstellen ansprechen
Zweck: Dokumentation von REST-, GraphQL-, SOAP- oder anderen APIs

API-Dokumentationen sind essenziell, wenn eine Software über Schnittstellen mit anderen Systemen kommunizieren soll. Gute API-Dokumentationen enthalten:

• Endpunkte mit Methodentypen (GET, POST usw.)

• Authentifizierungsmechanismen

• Beispiele für Request/Response

• Statuscodes und Fehlermeldungen

Tools wie Swagger (OpenAPI), Redoc oder Postman können bei der Erstellung helfen.

5. Release Notes / Changelogs

Zielgruppe: Alle, die die Software einsetzen oder betreuen
Zweck: Überblick über Neuerungen, Änderungen und Bugfixes je Version

Diese Dokumente sind vor allem für Wartung, Update-Entscheidungen und Regressionstests wichtig. Sie beantworten Fragen wie: Was hat sich geändert? Was wurde behoben? Was kommt neu dazu?

Best Practice: Klare Strukturierung nach Features, Verbesserungen, Bugfixes und Breaking Changes.

6. Architekturdokumentation

Zielgruppe: Softwarearchitekt:innen, Entwickler:innen
Zweck: Abbildung der Systemarchitektur und Designentscheidungen

Sie beschreibt Komponenten, Schnittstellen, Datenflüsse, Designprinzipien und oft auch Nicht-Ziele. Besonders wichtig bei größeren Projekten oder bei Systemen mit Microservices-Architektur.

7. Onboarding-Dokumente / Quick Start Guides

Zielgruppe: Neue Nutzer:innen, Entwickler:innen oder Teammitglieder
Zweck: Schneller Einstieg mit dem Nötigsten

Diese „Starthilfe“-Dokumente führen durch die wichtigsten Schritte, um schnell produktiv zu werden. Oft reichen ein paar Seiten mit Links, Beispielen und Setup-Informationen.

Fazit: Welcher Dokumenttyp ist wann sinnvoll?

Tipp zum Schluss

Als Einsteiger:in in die Softwaredokumentation lohnt es sich, mit den Bedürfnissen der Zielgruppe zu beginnen: Wer liest das? Was will die Person erreichen? Daraus ergibt sich oft ganz von selbst, welcher Dokumenttyp gebraucht wird – und welche Struktur sinnvoll ist.

Wenn du noch Hilfe brauchst, melde dich gerne ganz unverbindlich.